Alertis

10% VERBETERING IN LOPENDE VORDERINGEN
Bereikt

96% VAN KLANTEN
Heeft geen betalingsachterstand

KREDIETSCORE NU ZICHTBAAR
Op het platform

VERMINDERING VAN DUBBELE FACTURERING
Bereikt

Alertis is een familiebedrijf dat zich specialiseert in high-tech beveiligingsoplossingen. Als specialist op het gebied van brandveiligheid heeft het bedrijf uitgebreid naar meerdere beveiligingsmarkten, waaronder brand-, gas- en inbraakdetectie, toegangsbeheer en zelfs camerabewaking. Alertis richt zich op de industriële sector, maar het klantenbestand telt ook residentieel toerisme (o.a. hotels en B&B's), verpleeghuizen, scholen, onroerend erfgoed en een groot aantal andere sectoren. Het bedrijf werkt in direct contact met de klant en werkt via onderaannemers en installateurs.

Gezien de jaarlijkse opdrachtenomvang van meer dan 1.000 technologische beveiligingsoplossingen en meer dan 18.000 te onderhouden installaties, deed Alertis een beroep op Billtrust om haar debiteurenbeheer te structureren en te automatiseren. Voorheen werd het debiteurenbeheer handmatig uitgevoerd bij het innen van betalingen door klanten. Twee keer per maand exporteerden ze het saldo en de vervaldatum uit het boekhoudpakket en maakten ze handmatige aantekeningen na klantgesprekken, wat natuurlijk zeer inefficiënt was.

Het team van Alertis zag dat het hoog tijd was om deze inefficiënte processen te stroomlijnen en ging een samenwerking aan met Billtrust Collections. De digitale oplossing geeft gebruikers de mogelijkheid om de reden(en) achter hun wanbetaling aan te geven, en biedt ook gepersonaliseerde procedures en methodes voor het aanpakken van langlopende zaken. Billtrust Collections kon ook ondersteuning bieden voor de vele verschillende soorten klanten (bijv. met en zonder btw-nummer), waarbij een persoonlijke aanpak nodig was op het vlak van invorderingen. Alertis wilde ook de kredietscore in het debiteurenbeheer integreren om mogelijke faillissementen te voorzien en zo geldverlies te voorkomen. Daarnaast was er een externe digitale factuurdienst nodig om klanten te helpen hun facturen sneller te bekijken en te betalen. Tegelijkertijd onderging het bedrijf op dat moment een overgang naar een nieuw ERP-systeem, waarbij gegevensverlies moest worden voorkomen.

"Ons debiteurenbeheer was vroeger een eindeloze berg werk waar we ons twee keer per maand doorheen moesten slaan. Maar met Billtrust Collections is het nu een doorlopend proces waarbij we elke dag maar een beetje hoeven te doen."

Financieel manager, Alertis

Billtrust Collections heeft Alertis een ideale oplossing kunnen bieden. Met aanpasbare functies voor klantbenadering en risicobeheer, zorgde Billtrust ervoor dat achterstallige betalingen niet meer dan 10% van de totale uitstaande saldi bedroegen. Alertis sloot het afgelopen boekjaar af met 96% van de klanten zonder betalingsachterstand. Dat is een verbetering van 10% sinds het begin van de samenwerking. En dat terwijl de omzet bijna verdubbeld is. Bij de overstap naar de nieuwe ERP bood Billtrust de optie alle klantgegevens zonder gegevensverlies over te dragen, en wat kredietscores betreft, is de handelsinformatie van CompanyWeb nu opgenomen hun Billtrust Score. Deze score combineert de externe handelsinformatie met het daadwerkelijke betalingsgedrag van de klant (interne informatie), zodat Alertis kan beoordelen of een klant al dan niet een risico vormt en op basis daarvan de juiste actie kan ondernemen. En doordat de facturering uitbesteed is aan een externe leverancier, kunnen klanten van Alertis nu hun facturen ontvangen en met één klik bekijken, waardoor het aantal verzoeken om kopietjes van facturen flink afgenomen is. Alertis streeft ernaar voortdurend te innoveren, gelijke tred te houden met de markt en haar groei te consolideren met hetzelfde vertrouwde team.