Wat is het cashallocatieproces ?

Bij het cashallocatieproces worden binnenkomende betalingen gekoppeld aan de bijbehorende facturen en accounts. Betalingen met cheques, ACH, bankoverschrijvingen en creditcards worden bekeken en vervolgens gekoppeld aan openstaande facturen en die facturen worden gemarkeerd als betaald. 

Laten we eens ingaan op het cashallocatieproces, en hoe het stroomlijnen ervan gunstig kan zijn voor je bedrijf.

Een van de belangrijkste dingen die je moet weten over de cashallocatie is dat geen twee bedrijven precies hetzelfde proces volgen. Er kunnen verschillende factoren een rol spelen bij het cashallocatieproces, zoals het aantal klanten, het aantal facturen, de leveringsmethoden die worden gebruikt om facturen te verzenden, betaalmethoden en meer. Over het algemeen bestaat het proces uit een aantal min of meer vaste stappen.

Het gaat om onder andere:

• Accounts aanmaken voor nieuwe klanten.
• Betalingen ontvangen voor geleverde producten en/of diensten.
• Betalingsgegevens in de juiste software of database invoeren.
• Bankrekeningen afstemmen.
• Mogelijke geconstateerde betalingsverschillen onderzoeken.

De cashallocatie kan op een van twee manieren worden uitgevoerd: handmatig of automatisch. Bij een handmatig proces bekijkt een cashallocatie-specialist of debiteurenmedewerker elke betaling en overboeking en wordt deze gekoppeld aan de bijbehorende factuur door de naam en het klantnummer op de factuur te vergelijken. Deze informatie wordt naar het ERP van het bedrijf gestuurd, en dan is de volgende betaling aan de beurt.

De handmatige aanpak is arbeidsintensief, tijdsintensief en niet eenvoudig schaalbaar. Bovendien is er ruimte voor menselijke fouten. 

Steeds vaker kiezen bedrijven voor automatische cashallocatie. Automatisering van cashallocatie helpt niet alleen tijd te besparen, maar verkleint ook aanzienlijk de kans op menselijke fouten. Hoe complexer de cashallocatie van een bedrijf, hoe groter de behoefte aan automatisering.

Geautomatiseerde cashallocatie is sneller. 

• Hoe sneller de betalingen aan facturen worden gekoppeld, des te sneller het geld beschikbaar komt voor bedrijfsuitgaven.
• Zodra een factuur als betaald bestempeld is, wordt het krediet van de klant aangevuld en kan er meer gekocht worden. 

Geautomatiseerde cashallocatie is slimmer.

• Fouten in handmatige cashallocatie kunnen leiden tot negatieve klantervaringen en verstoorde cashflow. Automatisering vermindert het aantal fouten aanzienlijk.
• Zo kan een bedrijf gemakkelijker meer betalingskanalen openen, om aan te sluiten op de betalingsvoorkeuren van alle klanten.

Geautomatiseerde cashallocatie is schaalbaar.

• Met geautomatiseerde cashallocatie kunnen bedrijven zich flexibeler opstellen en meer soorten betalingen aanvaarden. Als de marktomstandigheden ervoor zorgen dat klanten bijvoorbeeld met creditcards willen betalen, kan een bedrijf met geautomatiseerde cashallocatie zijn klanten gemakkelijk tegemoet komen.
• Bedrijven met geautomatiseerde cashallocatie kunnen hun groeiende klantenbestand bedienen en tegelijkertijd de kosten voor hun debiteurenbeheerafdeling beperken.

De meeste debiteurenprofessionals vinden het cashallocatieproces saai, frustrerend en nutteloos. Meestal komt dat erdoor dat het bedrijf de cashallocatie nog steeds handmatig afhandelt; inmiddels echt een verouderde methode. Billtrust biedt oplossingen voor debiteurenbeheer die kunnen worden opgeschaald om perfect op de grootte van je bedrijf aan te sluiten, met automatisering van cashallocatie en BPN.

Maak het jezelf niet moeilijk bij de cashallocatie - vul het contactformulier in voor meer informatie over hoe we je kunnen helpen.