Définition du processus de trésorerie

Le processus de trésorerie implique de rapprocher les paiements entrants avec les factures et comptes correspondants. Les paiements par chèque, ACH, virement et carte de crédit sont vérifiés, puis associés aux factures impayées. Ces dernières sont alors marquées comme payées.

Examinons de plus près le fonctionnement du processus de trésorerie, ainsi que la manière dont sa rationalisation peut être bénéfique pour votre entreprise.

S'il est une chose importante au sujet de la trésorerie, c'est que chaque entreprise suit son propre processus. Divers facteurs peuvent jouer un rôle dans le processus de trésorerie, comme le nombre de clients, la quantité de factures, les méthodes utilisées pour envoyer les factures, les modes de paiement et plus encore. En règle générale, cependant, ce processus implique plusieurs étapes.

Parmi ces étapes, il convient de citer par exemple :

• La configuration de comptes pour les nouveaux clients.
• La réception de paiements en échange de produits ou services.
• La saisie des informations de paiement dans le logiciel ou la base de données appropriés.
• Le rapprochement des comptes bancaires.
• L'identification d'écarts dans les paiements, et leur résolution.

Le processus de trésorerie peut s'effectuer de deux manières : manuellement ou automatiquement. Dans le cadre d'un processus manuel, un spécialiste de la trésorerie ou un employé chargé des créances examine chaque paiement et mode de versement, puis recherche la facture correspondante d'après le nom du client et le numéro de facture. Il publie ensuite ces informations dans le système ERP de l'entreprise, et répète la même procédure pour le client suivant.

L'approche manuelle est laborieuse, chronophage et peu évolutive. Par ailleurs, elle peut s'accompagner d'erreurs humaines.

C'est pourquoi l'approche automatisée gagne en popularité auprès des entreprises. L'automatisation de la trésorerie permet non seulement d'accélérer le processus, mais également de réduire considérablement les risques d'erreur humaine. Et plus le processus se complexifie, plus le besoin d'automatisation devient urgent.

La trésorerie automatisée est plus rapide.

• Plus les paiements sont rapprochés rapidement des factures, plus une entreprise peut consacrer rapidement cet argent à ses dépenses.
• Dès qu'une facture est marquée comme payée, le crédit du client est réapprovisionné et il peut procéder à de nouveaux achats.

La trésorerie automatisée est plus intelligente.

• Les erreurs manuelles de trésorerie peuvent entraîner des expériences client négatives et perturber le flux de trésorerie. La trésorerie automatisée réduit considérablement les erreurs.
• Une trésorerie automatisée peut aider une entreprise à accepter plus facilement davantage de canaux de paiement, lui permettant ainsi de satisfaire les exigences de ses clients en matière de modes de paiement.

La trésorerie automatisée est évolutive.

• La trésorerie automatisée permet aux entreprises d'être flexibles dans leurs politiques d'acceptation des paiements. Par exemple, si les conditions du marché incitent les clients à payer par carte de crédit, la trésorerie automatisée permet à l'entreprise de s'adapter en un tournemain à cette nouvelle donne.
• Les entreprises qui ont recours à la trésorerie automatisée peuvent servir un nombre croissant de clients, tout en limitant la structure de coûts de leurs créances.

Pour les professionnels des créances, le processus de trésorerie est souvent synonyme d'impasses, de mécontentements et de problèmes. Cette situation s'explique en grande partie par le fait que de nombreuses entreprises gèrent encore manuellement leur trésorerie, alors même qu'une telle approche est désormais obsolète. Billtrust propose des solutions de gestion des créances qui s'adaptent parfaitement à votre entreprise, notamment les solutions Cash Application et BPN.

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