Was ist der Cash-Application-Prozess?

Als Cash Application bezeichnet man den Abgleich eingehender Zahlungen mit den entsprechenden Rechnungen und Kundenkonten. Zahlungen per Scheck, ACH, Überweisung und Kreditkarte werden mit offenen Rechnungen abgeglichen und diese Rechnungen werden als bezahlt markiert. 

Werfen wir einen genaueren Blick darauf, wie die Zuordnung von Zahlungseingängen abläuft und wie eine Verschlankung des Prozesses sich für Ihr Unternehmen auszahlt.

Eines der wichtigsten Dinge, die es über die Zuordnung von Zahlungseingängen zu wissen gibt, ist: Kein Cash-Application-Verfahren ist wie das andere; die Prozesse sind so unterschiedlich wie die Unternehmen. Eine Vielzahl von Faktoren spielt dabei eine Rolle, etwa die Anzahl der Kunden, die Häufigkeit von Rechnungseingängen, die Rechnungsversand- und Zahlungsmethoden usw. In der Regel beinhaltet der Prozess bis zum erfolgreichen Abschluss jedoch eine Handvoll Schritte.

Dazu können (unter anderem) gehören:

• Einrichten von Konten für neue Kunden
• Empfangen von Zahlungen für gelieferte Produkte und/oder Dienstleistungen
• Eingabe von Zahlungsinformationen in die entsprechende Software oder Datenbank
• Abgleichen von Bankkonten
• Untersuchung aller festgestellten Zahlungsabweichungen

Es gibt im Wesentlichen zwei Möglichkeiten, den Cash-Application-Prozess durchzuführen: manuell oder automatisch. Bei einem manuellen Verfahren geht ein Spezialist für die Zuordnung von Zahlungseingängen oder ein Mitarbeiter der Debitorenbuchhaltung alle Zahlungen und Überweisung nach und nach durch und gleicht sie mit den dazugehörigen Rechnungen ab, indem er den Kundennamen und die auf der Rechnung angegebene Nummer überprüft. Diese Informationen werden dann ins ERP-System des Unternehmens eingespeist.

Der manuelle Ansatz ist arbeits- und zeitintensiv und nur schlecht skalierbar. Darüber hinaus ist er fehleranfällig. 

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich, ihre Cash-Application-Prozesse zu automatisieren. Eine automatisierte Zuordnung von Zahlungseingängen verringert nicht nur den Zeitaufwand des Prozesses, sondern auch die Anfälligkeit für menschliche Fehler. Je komplexer der Cash-Application-Prozess, desto dringender wird es, ihn zu automatisieren.

Automatisierte Cash Application ist schneller. 

• Je schneller Zahlungen mit Rechnungen abgeglichen werden, desto schneller kann ein Unternehmen das Geld für Geschäftsausgaben verwenden.
• Sobald eine Rechnung als bezahlt markiert ist, wird das Guthaben des Kunden wieder aufgestockt und er kann weitere Einkäufe tätigen. 

Automatisierte Cash Application ist intelligenter. 

• Fehler, die bei der manuellen Zahlungszuordnung entstehen, können zu negativen Kundenerlebnissen und Unterbrechungen des Cashflows führen. Die automatisierte Cash Application reduziert die Fehlerquote erheblich.
• Eine automatisierte Cash Application bietet Unternehmen die Möglichkeit, neue Zahlungskanäle zu erschließen und damit den Zahlungswünschen ihrer Kunden gerecht zu werden.

Automatisierte Cash Application ist skalierbar. 

• Mit einer automatisierten Cash Application können Unternehmen sich flexibel auf aktuelle Trends einstellen. Wenn die Marktsituation beispielsweise dazu führt, dass Abnehmer bevorzugt mit Kreditkarte zahlen, kann ein Unternehmen mit automatisiertem Cash Application seinen Kunden leicht entgegenkommen.
• Unternehmen mit automatisiertem Zahlungsabgleich können einen wachsenden Kundenstamm bedienen und gleichzeitig die Kosten ihrer Debitorenbuchhaltung (Accounts Receivable, AR) begrenzen.

Der Zahlungszuordnungsprozess ist oft beschwerlich, frustrierend und bereitet Fachleuten aus der Debitorenbuchhaltung Kopfschmerzen. Das liegt zum großen Teil daran, dass viele Unternehmen die Zuordnung von Zahlungseingängen noch immer händisch vornehmen – eine mittlerweile veraltete Methode. Billtrust bietet Lösungen für die Debitorenbuchhaltung, die sich perfekt auf Ihr Unternehmen abstimmen lassen, einschließlich der Automatisierung des Cash-Application-Prozesses sowie BPN.

Versuchen Sie in Sachen Cash Application nicht, sich alleine durchzuschlagen – füllen Sie das Kontaktformular aus, um mehr darüber zu erfahren, wie wir Ihnen helfen können.