Sind Ihre Debitoren­buch­haltungs­prozesse modernisiert?

Von Mitchell Rose, Billtrust SVP Sales Corporate Segment

Mit der weitverbreiteten Einführung von Debitorenmanagement-Automatisierung in der modernen Welt ist es eine Untertreibung zu sagen, dass sich der Prozess der digitalen Zahlungen und Rechnungsstellung verändert. Mit berührungslosen Zahlungen können Kunden einen QR-Code in einem physischen Geschäft scannen und ihr Papiergeld automatisch in Kryptowährung umwandeln. Prädiktive Analysen, digitale Zahlungen und Rechnungsstellung, berührungslose Bargeldanwendungen und proaktive Kontodeckung sind ebenfalls auf dem Vormarsch, um das Kaufverhalten der Verbraucher zu analysieren, indem ihre Ausgabengewohnheiten im Laufe der Zeit untersucht werden.

Die Welt verändert sich durch die sich ständig verändernde Landschaft der Debitorenmanagement-Vorteile und -Prozesse. Sind die Debitorenbuchhaltungsprozesse Ihres Unternehmens modernisiert, um sich dem Wandel der Zeit anzupassen? Lesen Sie weiter, um die Schritte zur Modernisierung der Debitorenbuchhaltung eines Unternehmens zu beurteilen, um zu sehen, wo Sie hinsichtlich der Debitorenbuchhaltung stehen und was die Anpassung an die neuesten Trends im Bereich Debitorenmanagement für Sie bedeuten könnte!

Die meisten von uns möchten nicht, dass ihre Debitorenbuchhaltung als „altmodisch“ bezeichnet wird – vor allem nicht in der heutigen Zeit, in der die Anpassung an die langsamere Postzustellung und die Fernarbeit im Zuge der Pandemie ein lauter Aufruf zur Automatisierung und zum Aufbau einer digitalen Beziehung zu Ihren Kunden war.

Was früher als modernste Prozesse in der Debitorenbuchhaltung galt, funktioniert heute nicht mehr, und die Debitorenmanagement-Teams haben noch einen langen Weg vor sich, um den Status eines „modernen“ Betriebs zu erreichen. Dies sind nur einige der Ergebnisse einer von Billtrust in Auftrag gegebenen Studie aus dem Jahr 2021, in der über 350 leitende Führungskräfte aus dem Bereich Rechnungswesen/Finanzen ihre Sicht auf eine leistungsstarke, moderne Debitorenmanagement-Organisation teilten. Laut der Forschung wurde festgestellt, dass die meisten modernen Debitorenmanagement-Teams diese einzigartigen Eigenschaften aufweisen:

• 100 % digitale Zahlungen und Rechnungsstellung. Alle akzeptierten Zahlungen sind digital und Rechnungen werden Kunden elektronisch präsentiert.
• Liquiditätsplanung. Im Gegensatz zu herkömmlichen Debitorenbuchhaltungsfunktionen können erstklassige Teams ihren Cashflow prognostizieren und Liquiditätsprobleme proaktiv identifizieren.
• Prädiktive Analysen. Debitorenmanagement-Teams nutzen modernstes maschinelles Lernen und prädiktive Analysen für Berichterstellung und Genauigkeit. 
• Berührungslose Zuordnung von Zahlungseingängen. Die Abstimmung erfolgt automatisch, ohne dass ein menschliches Eingreifen erforderlich ist.
• Hochgradig proaktive Kontoabdeckung. Erstklassige Teams kümmern sich um überfällige Konten, bevor sie eskalieren.

Die Studie zeigt auch, dass erstklassige Teams Erfolg unterschiedlich messen, indem sie KPIs wie Kundenzufriedenheit, Cash-Conversion und Effektivität des Debitorenmanagements sowie Kennzahlen wie Days Sales Outstanding (Forderungslaufzeit, DSO) eine höhere Bedeutung beimessen. Dies spiegelt eine Fokus-Verlagerung des Debitorenmanagements wider – über den Cashflow hinaus hin zu programmatischeren Bemühungen, Forderungen zu verwalten und ein besseres Kundenerlebnis zu bieten.

Die Studie identifiziert ein 4-Stufenprogramm zur Modernisierung eines Debitorenmanagement-Teams, beginnend mit „Stufe 1: Manuell“ bis zu „Stufe 4: Klassenbester“. Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die typischen Merkmale von Unternehmen in den einzelnen Reifestadien sowie Empfehlungen, die Sie auf dem Weg zum Status „Klassenbester“ anwenden können.

„Stufe 1: Manuell“ zeichnet sich aus durch: 

• Scheckzahlungen und Rechnungsstellung in Papierform.
• Fokussierung auf totale Verlustprävention bei der Kreditbeantragung.
• Deckung von Key Accounts und kritischen Konten nur beim Debitorenmanagement.
• Leistungsmessung auf Basis des unmittelbaren Cashflows (Forderungslaufzeiten).

Wenn Sie sich in der manuellen Phase befinden, sollte der Fokus zunächst darauf liegen, Ihren Kunden die elektronische Bezahlung zu erleichtern. Bieten Sie ein Self-Service-Portal an, auf das rund um die Uhr zugegriffen werden kann, wo Ihre Kunden Rechnungen einsehen und Zahlungen tätigen können. Sie sollten mindestens 50 % digitale Zahlungen und Rechnungsstellung anstreben. Erwägen Sie auch, das Debitorenmanagement zu automatisieren, um von der ausschließlichen Erfassung von Key Accounts zu einer proaktiveren Kontendeckung überzugehen.

„Stufe 2: Skalierung“ zeichnet sich aus durch:

• Etwa 50 % der Zahlungen und Rechnungen sind digital.
• Verwendung einer Lockbox mit Datenverschlüsselung.
• Einige Verlustprävention für Kreditanträge.
• Reaktive Kontendeckung für das Debitorenmanagement.
• Messung der Leistung basierend auf dem Collections Effectiveness Index (CEI) zusammen mit der Forderungslaufzeit (DSO).

Steigen Sie zusätzlich zu den Punkten von Stufe 1 auf, indem Sie eine weitgehend digitale Zahlung und Rechnungsstellung anstreben – je näher Sie 100 % kommen, desto besser. In dieser Phase implementieren Sie Kommunikationsprogramme für Ihre Kunden, um sie dazu zu ermutigen, Rechnungen elektronisch zu erhalten und, noch wichtiger, zu bezahlen. Konzentrieren Sie sich auch weiterhin auf die proaktive Kontoabdeckung. Um von einer reaktiven zu einer proaktiven Vorgehensweise überzugehen, können Debitorenmanagement-Richtlinien standardisiert und mit einem Debitorenmanagement-Software-Tool automatisiert werden.

„Stufe 3: Modern“ zeichnet sich aus durch:

• 75 % der Zahlungen und Rechnungen sind digital.
• Regelbasierter Zahlungsabgleich.
• Betrachten von Debitorenbuchhaltung als Einnahmequelle für Kreditanträge.
• Proaktive Kontodeckung für das Debitorenmanagement.
• Messung der Leistung basierend auf dem Collections Effectiveness Index (CEI) zusammen mit Forderungslaufzeiten(Forderungslaufzeiten).

Zusätzlich zu den Empfehlungen der Stufe 2 sollten Sie die Modernisierung weiter vorantreiben, indem Sie auf Zahlungsabgleiche, die auf maschinellem Lernen basieren, gegenüber weniger effizienten regelbasierten Methoden einsetzen, die eine individuelle Programmierung erfordern. Systeme, die auf maschinellem Lernen basieren, können genauere Übereinstimmungen zwischen Rechnungen und Überweisungen vorhersagen. Wenn Ihre Kunden Debitorenbuchhaltungsportale verwenden, automatisieren Sie außerdem die Rechnungsübermittlung an die verschiedenen Portale. Darüber hinaus automatisieren Sie die Verarbeitung und Abstimmung von Zahlungen, die von Banken und Kreditorenportalen stammen.

„Stufe 4: Klassenbester“ zeichnet sich aus durch:

• Fast 100 % der Zahlungen und Rechnungen sind digital.
• Liquiditätsplanung.
• Prädiktive Analysen.
• Berührungsloser Zahlungsabgleich mit einem Zahlungsnetzwerk.
• Generierung des Gesamtumsatzes.
• Hochgradig proaktive Kontoabdeckung.
• Leistung basierend auf Kundenzufriedenheit.

Erstklassige Debitorenmanagement-Teams.

Zu guter Letzt wurde festgestellt, dass die „klassenbesten“ Debitorenmanagement-Teams in vielen KPIs besser abschneiden als der Durchschnitt der Debitorenbuchhaltungsabteilung:

• 25 % besseres Kundendienstniveau.
• 15 % schnellere Zahlungen.
• Verbesserung des Debitorenmanagements um 23 %.
• 12 % besser organisierter Zahlungsabgleich.
• 20 % mehr Self-Service-Funktionen.

Mit einem veralteten Debitorenbuchhaltungssystem erreichen Unternehmen nie einen optimalen Cashflow. Lassen Sie uns das Etikett „veraltet“ loswerden, wenn es um unsere Debitorenbuchhaltungsprozesse geht.