B2B-Zahlungen waren noch nie einfach. Entkoppelte Überweisungen, Zahlungen per Scheck oder zeitaufwendige Zuordnungen von Zahlungseingängen erfordern den manuellen Einsatz von AR-Profis. Aber die händische Zahlungsannahme verlängert die Forderungslaufzeit, begrenzt damit den Cashflow und reduziert das Betriebskapital. Die Wahrheit lautet: Langwierige Prozesse sind der Status quo.
Aber bis vor kurzem gab es keine Alternative.
So automatisieren Sie Ihre B2B-Zahlungsannahme
Business Payments Network (BPN) wurde ins Leben gerufen, um eine der größten Hürden im B2B-Zahlungsverkehr der heutigen Zeit zu überwinden: die Verwaltung sämtlicher Daten und den Abgleich, die für eine reibungslose, durchgehende Datenverarbeitung (Straight Through Processing) erforderlich sind. BPN automatisiert den Zahlungsvorgang, indem unnötige Variablen auf beiden Seiten der B2B-Zahlungsgleichung beseitigt werden.
Den Accounts-Payable-Anbietern von Käufern stellt BNP ein Verzeichnis der digitalen Zahlungspräferenzen ihrer Lieferanten zur Verfügung. Das verschafft den AP-Anbietern einen Überblick darüber, welche Zahlungsarten die Lieferanten ihrer Kunden akzeptieren, und ermöglicht es ihnen, die Transaktionen einzuleiten (sobald der Käufer die Rechnung genehmigt hat), ohne Daten wie Zahlungspräferenzen, E-Mail-Adressen und Überweisungsdaten händisch eingeben zu müssen.
Lieferanten ermöglicht BPN die Zusammenführung digitaler Zahlungen über mehrere Kanäle an einem einzigen Ort, der Digital Lockbox. Damit hat die Suche nach nicht abgeglichenen Überweisungsdaten ein Ende. BPN überweist die Gelder an die Bank des Lieferanten und sendet die Überweisungsdaten für die Zuordnung der Zahlungseingänge entweder an das ERP-System des Lieferanten oder an Cash Application, die Lösung von Billtrust.
Warum die Automatisierung digitaler Zahlungen wichtig ist
Papierschecks sind nach wie vor die vorherrschende Form der B2B-Zahlung. Einkäufer greifen oft auf diese Form der Bezahlung zurück, denn die einzige Information, die sie dafür benötigen, ist die Anschrift des Lieferanten. Doch die Bearbeitung von Schecks in Papierform ist für Lieferanten langwieriger und kostspieliger – wenn man Verwaltungsaufwand, Scheckbetrug, Dateneingabe und Forderungslaufzeit berücksichtigt – als die meisten digitalen Zahlungsarten.
Der durch die Covid-19-Pandemie angestoßene Wandel in der Geschäftswelt hat die Notwendigkeit der Einführung effizienter digitaler Zahlungsprozesse weiter verdeutlicht.
Flint Lane, CEO von Billtrust, hat es am besten ausgedrückt: „In dieser neuen Normalität, in der die Teams der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung Zahlungen bequem von zu Hause aus veranlassen und entgegennehmen, haben Papierschecks einfach keinen Platz mehr.“
BPN wurde entwickelt, um Unternehmen dabei zu unterstützen, ihren Anteil digitaler Zahlungen auszubauen, indem es die Übermittlung von Überweisungsdaten und Geldmitteln zwischen Käufer und Lieferanten automatisiert – unabhängig davon, ob die Zahlungen per Karte, ACH oder Überweisung erfolgen.
So automatisieren Sie digitale Multi-Channel-Zahlungen
BPN automatisiert den gesamten B2B-Zahlungsprozess, von der Zahlungseinleitung über den Geldtransfer bis hin zur Zuordnung der eingegangenen Zahlungen.
Mithilfe zweier Technologien ermöglicht BNP kontaktlos Zahlen: Digital Lockbox und Billtrust Cash Application.
Die Digital Lockbox
Die Digital Lockbox-Technologie von BPN automatisiert die Zahlungsannahme und den Abruf von Überweisungsdaten für alle drei elektronischen Zahlungsarten: ACH, Banküberweisung und Kreditkarte.
Das ist keine einfache Aufgabe. Zahlungen per ACH oder Überweisung sind berüchtigt für entkoppelte oder fehlenden Überweisungsdaten. Die Mitarbeiter im Rechnungswesen müssen E-Mails durchforsten, sich in verschiedene AP-Portale einloggen oder sich an die Käufer wenden, um die nötigen Daten zusammenzutragen.
Die BPN Digital Lockbox kann Zahlungen, die per E-Mail, Dateianhang, AP-Web-Portal oder über ein vom Lieferanten gehostetes Self-Service-Portal gesendet werden, automatisch extrahieren. Die Digital Lockbox verfügt über ein virtuelles Bankkonto. Billtrust verwendet dieses Konto, um sicherzustellen, dass jede Überweisung in der Digital Lockbox mit jedem Cent auf dem Lieferantenkonto verknüpft werden kann.
Die BPN Digital Lockbox ermöglicht es Lieferanten mit wachsendem Kundenstamm, die Schwierigkeiten haben, mit der Zahlungsabwicklung Schritt zu halten, sich weiterzuentwickeln, ohne dass sie zusätzliche Ressourcen benötigen. Auch Lieferanten, die mit weniger mehr erreichen wollen, behalten dank der BPN Digital Lockbox den Überblick über die Zahlungsannahme, während die Mitarbeiter sich anderen wichtigen Aufgaben widmen können.
Billtrust Cash Application
Cash Application, Billtrusts Lösung zur automatisierten Zuordnung von Zahlungseingängen, schließt den kontaktlosen Zahlungsprozess für den Lieferanten ab. Sobald eine Transaktion in der BPN Digital Lockbox eintrifft, wird eine damit zusammenhängende Überweisungsdatei an den Lieferanten verschickt.
Diese Datei kann zum Zwecke der Zahlungszuordnung direkt in das ERP-System des Lieferanten eingespeist werden. Die meisten ERP-Systeme verfügen in einem gewissen Umfang über Funktionen zur Automatisierung dieser Zuordnung, sind aber nicht für diese Aufgabe optimiert. Die Folge: Niedrige Matching-Raten, ein hoher Bedarf an Nachbearbeitung und damit ein übermäßiger manueller Arbeitsaufwand.
Billtrust Cash Application ist eine spezialisierte Lösung, die direkt mit den Überweisungs- und Rechnungsdaten im ERP-System des Lieferanten arbeitet. Dank der vorausschauenden, automatisierten Abgleichsfunktion erreicht Cash Application marktführende Matching-Werte auf Umschlag- und Postenebene – und eine Genauigkeit von fast 100 %.
Durch den gleichzeitigen Einsatz von BPN Digital Lockbox und Billtrust Cash Application wird Lieferanten endlich eine berührungslose, direkte Verarbeitung beinahe sämtlicher digitaler Zahlungen ermöglicht.
Billtrust Cash Application ist außerdem eine großartige Lösung für die Zahlungen, die Lieferanten noch immer per Papierscheck erhalten. Dank der Erfassung von Schecks über eine mobile App oder einen Scanner mittels OCR-Technologie (Optical Character Recognition) und die anschließende Digitalisierung fallen der Großteil des Aufwands für die manuelle Bearbeitung von Papierschecks und die damit verbundenen Kosten weg. Mit Cash Application haben Unternehmen außerdem die Möglichkeit, Zahlungen per Scheck zu akzeptieren, ohne dafür einen Scheckscanner an einem physischen Bürostandort verwenden zu müssen.
Wie BPN die Kosten für die Annahme von Kreditkartenzahlungen senkt
BPN hilft Lieferanten, ihre Kosten für die Kartenakzeptanz zu senken, indem der Arbeitsaufwand reduziert wird, und unterstützt seine Kunden dabei, die Bearbeitungsgebühren für Kreditkartenzahlungen zu senken.
Durch die Automatisierung der Zahlungsabwicklung verringert sich der Arbeitsaufwand, denn Zahlungs- und Überweisungsdaten müssen nicht mehr per Telefon oder E-Mail eingeholt und händisch eingegeben werden. Durch die sichere Speicherung von Zahlungsdaten werden außerdem die PCI-Vorgaben erfüllt.
Die Gebühren für die Abwicklung von Kreditkartenzahlungen werden reduziert, indem Transaktionen mit Daten der Stufe 2 oder Stufe 3 abgewickelt werden – etwas, das viele Lieferanten im Alleingang nur mit Mühe erreichen.
Stufe-2- und Stufe-3-Transaktionen enthalten deutlich mehr Datenpunkte als Transaktionen der Stufe 1. Kartenverarbeiter stufen Zahlungsvorgänge, die mehr Daten enthalten, als sicherer ein. Liegen mehr Informationen vor, ist es weniger wahrscheinlich, dass es sich die Transaktion versehentlich oder in betrügerischer Absicht eingeleitet wurde. Daher erheben sie für Zahlungen der Stufen 2 und 3 niedrigere Gebühren. Dadurch können Lieferanten ihre Gebühren für Kreditkartenzahlungen um bis zu 1 % senken.
So lässt sich BPN mit AP-Anbietern integrieren
Der wachsende Trend zur Nutzung von Accounts-Payable-Systemen durch Einkäufer ist unverkennbar und stellt Debitorenbuchhaltungsteams vor zahlreiche Herausforderungen. Die Automatisierung der Debitorenbuchhaltung kann Lieferanten dabei helfen, eine optimale Beziehungen zu den AP-Anbietern ihrer Kunden aufzubauen.
Billtrust Invoicing bietet eine AP-Portal-Automatisierungstechnologie. Das bedeutet, dass Lieferanten sich nicht mehr in die einzelnen AP-Portale ihrer Kunden einloggen und Rechnungsdaten manuell eingeben müssen.
Mit BNP können Lieferanten außerdem die Annahme von Zahlungen aus Portalen von Accounts-Payable-Anbietern automatisieren, unabhängig davon, ob diese Zahlungen per Kreditkarte, ACH oder Banküberweisung erfolgen. Die BPN Digital Lockbox ruft die Gelder und Überweisungsdaten ab und übermittelt sie automatisch an die Bank und das ERP-System des Lieferanten.
Ein neuer Status quo für B2B-Zahlungen
Die B2B-Zahlungslandschaft wird sich auch in Zukunft weiterentwickeln und weiterhin von einer Mischung aus digitalen Zahlungskanälen und Papierzahlungsmitteln geprägt sein. Aber die Kraft der Automatisierung gibt AR-Experten die Möglichkeit, Ordnung in ein verworrenes Zahlungsökosystem zu bringen.
Mit BPN können Lieferanten und ihre Accounts-Receivable-Teams beim Prozess der Zahlungsannahme Zeit und Geld sparen. Sie können besser auf die Zahlungspräferenzen ihrer Kunden eingehen, ihre Forderungslaufzeit verkürzen und den Cashflow steigern.
Mit BPN wird ein wahrhaft kontaktloser B2B-Zahlungsverkehr Wirklichkeit. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Ihr Unternehmen von BPN profitieren kann, füllen Sie bitte das Kontaktformular auf dieser Seite aus.