La gestion des paiements B2B n'a jamais été simple. Les versements découplés, les paiements par chèque et la gestion de la trésorerie ont toujours nécessité l'intervention manuelle de professionnels chargés des créances. En revanche, l'acceptation manuelle des paiements allonge le délai de recouvrement des créances, limite les flux de trésorerie et réduit le fonds de roulement. Les processus lents sont partout.
Jusqu'à récemment, il n'y avait pas vraiment d'alternative.
Comment automatiser l'acceptation des paiements B2B ?
La solution Business Payments Network (BPN) a été lancée pour s'attaquer à l'un des plus grands obstacles rencontré par les paiements B2B : la gestion des données et le rapprochement pour la réalisation d'un traitement direct. Le BPN automatise le processus de paiement en éliminant les frictions des deux côtés de l'équation des paiements B2B.
Côté acheteurs, le BPN propose un répertoire contenant les préférences de paiement numérique des fournisseurs. Ils peuvent ainsi connaître les modes de paiement que les fournisseurs de leurs clients accepteront et initier des paiements (après l'approbation de la facture) sans avoir besoin de saisir manuellement des données telles que les préférences de paiement, les adresses e-mail et les informations de versement.
Côté fournisseurs, le BPN leur permet de recevoir des paiements numériques multicanaux dans un coffre-fort numérique sans avoir à se soucier de trouver des données de versements découplés. Il transfère ensuite les fonds vers la banque du fournisseur et envoie les données de paiement son ERP ou à la solution Cash Application de Billtrust.
Pourquoi automatiser les paiements numériques ?
Les chèques restent la forme de paiement B2B la plus utilisée. En effet, les acheteurs ont souvent recours à cette forme de paiement, car la seule information dont ils ont besoin est l'adresse du fournisseur. Pourtant, compte tenu des frais généraux, des risques de fraude, de la saisie des données et du délai de recouvrement des créances, le traitement des chèques est plus lent et plus coûteux que la plupart des modes de paiement numériques.
Les changements apportés aux entreprises suite à la pandémie de COVID-19 a également mis en évidence la nécessité de mettre en place des processus de paiement numérique efficaces.
Flint Lane, PDG de Billtrust, explique que « dans ce nouveau monde, où les équipes chargées des comptes débiteurs et créditeurs émettent et reçoivent des paiements depuis leur domicile, les chèques n'ont tout simplement plus leur place ».
Le BPN est conçu pour aider les entreprises à augmenter leur pourcentage de paiements numériques en automatisant le transfert des données de versement et des fonds entre acheteurs et fournisseurs, que les paiements soient effectués par carte, ACH ou virement bancaire.
Comment automatiser les paiements numériques multicanaux ?
Le BPN automatise entièrement le processus de paiement B2B, de l'initiation du paiement au transfert de fonds et à la trésorerie.
La solution propose des paiements sans contact grâce à deux technologies : le Digital Lockbox et Billtrust Cash Application.
Digital Lockbox
Le Digital Lockbox du BPN automatise l'acceptation des paiements et la récupération des données de versement pour les trois modes de paiement électroniques suivants : ACH, virement bancaire et carte bancaire.
Ce n'est pas une mince affaire. Les paiements par ACH et virement bancaire sont souvent accompagnés de données découplées ou manquantes. Les professionnels chargés des créances doivent alors parcourir des e-mails, se connecter à différents portails de comptes fournisseurs ou contacter les acheteurs pour rassembler les données nécessaires.
Le Digital Lockbox du BPN peut extraire automatiquement les paiements envoyés par e-mail, en pièce jointe, via un portail Web ou un portail en libre-service hébergé par le fournisseur. Il dispose d'un compte bancaire virtuel que Billtrust utilise pour s'assurer que chaque versement dans le lockbox correspond aux montants présents sur le compte du fournisseur.
Le lockbox permet aux fournisseurs qui comptent de plus en plus d'acheteurs mais qui ont du mal à traiter leurs paiements dans les temps de continuer à se développer sans avoir besoin de ressources supplémentaires. De même, il permet aux fournisseurs qui souhaitent optimiser au maximum leurs ressources de garder le contrôle de leurs paiements tout en laissant leurs équipes s'atteler à d'autres tâches importantes.
Billtrust Cash Application
La solution de trésorerie automatisée de Billtrust complète le processus de paiement sans contact pour le fournisseur. Lorsqu'une transaction arrive dans le Digital Lockbox du BPN, un fichier de versement consolidé est envoyé au fournisseur.
Ce fichier peut être directement intégré au système ERP du fournisseur à des fins de trésorerie. Si la plupart des systèmes ERP disposent de fonctions permettant d'automatiser la trésorerie, celles-ci ne sont pas optimisées pour cette tâche. Par conséquent, les taux de rapprochement sont faibles et la gestion manuelle demeure nécessaire pour les exceptions.
Billtrust Cash Application est une solution spécialisée qui fonctionne directement avec les données de versement et de facturation dans le système ERP du fournisseur. Grâce à sa fonction de rapprochement prédictive et automatisée, Cash Application atteint des valeurs de rapprochement à la pointe du marché au niveau des factures et des postes, avec une précision presque totale.
Grâce au Digital Lockbox du BPN et à la solution Billtrust Cash Application, les fournisseurs peuvent profiter d'un traitement direct sans contact pour la quasi-totalité de leurs paiements numériques.
Billtrust Cash Application représente également une excellente solution pour les paiements que les fournisseurs continuent de recevoir par chèque. Grâce à la saisie des chèques sur une application mobile ou via un scanner, ainsi qu'à la numérisation à l'aide de la technologie de reconnaissance optique de caractères, la majeure partie des tâches manuelles et des coûts liés au traitement des chèques est supprimée. Les entreprises peuvent alors accepter les paiements par chèque sans avoir besoin d'un lecteur de chèques dans un bureau physique.
Comment le BPN réduit-il le coût de l'acceptation des cartes bancaires ?
Le BPN permet aux fournisseurs de réduire leurs coûts d'acceptation des cartes en diminuant la charge de travail et les frais de traitement des cartes de crédit.
Grâce à l'automatisation du traitement des paiements, les données de paiement et de versement n'ont en effet plus besoin d'être obtenues par téléphone ou par e-mail, ni saisies manuellement. Le stockage sécurisé des données de paiement permet en outre de répondre aux exigences de conformité à la norme PCI.
Les frais de traitement des paiements par cartes bancaires sont réduits en traitant les transactions avec des données de niveau 2 ou 3, ce que de nombreux fournisseurs ont du mal à faire seuls.
Les transactions de niveau 2 et 3 contiennent effectivement beaucoup plus de points de données que les transactions de niveau 1. Les processeurs de cartes estiment que les opérations de paiement qui contiennent plus de données sont plus sûres : si une transaction contient davantage d'informations, il est moins probable qu'elle ait été initiée par erreur ou de manière frauduleuse. C'est pourquoi des frais moins élevés sont prélevés pour les paiements de niveau 2 et 3. De cette façon, les fournisseurs peuvent réduire leurs frais de paiement par carte bancaire jusqu'à 1 %.
Comment le BPN s'intègre-t-il aux comptes fournisseurs ?
La tendance croissante des acheteurs à utiliser des systèmes de comptes fournisseurs est indéniable et pose de nombreux défis aux équipes chargées des créances. L'automatisation intelligente du poste client peut aider les fournisseurs à établir des relations optimales avec les comptes fournisseurs de leurs clients.
Billtrust Invoicing propose aux fournisseurs une technologie d'automatisation qui élimine les besoins de connexion manuelle aux portails de comptes fournisseurs de chacun de leurs clients et de saisie des données des factures.
Le BPN permet aux fournisseurs d'automatiser l'acceptation des paiements à partir des portails de comptes fournisseurs, qu'ils soient effectués par carte, ACH ou virement bancaire. Le Digital Lockbox du BPN récupère les fonds et les données de versement et les transfère automatiquement à la banque et à l'ERP du fournisseur.
Une nouvelle norme pour les paiements B2B
Le paysage des paiements B2B va poursuivre son évolution, tout en conservant un mélange de canaux de paiement numériques et papier. Toutefois, la puissance de l'automatisation permet aux professionnels chargés des créances de rationaliser les écosystèmes de paiements irrationnels.
Avec le BPN, les fournisseurs et leurs équipes responsables des créances peuvent gagner du temps et de l'argent sur leurs processus d'acceptation des paiements. Ils peuvent ainsi mieux respecter les préférences de paiement de leurs clients, tout en réduisant leur délai de recouvrement des créances et en augmentant le flux de trésorerie.
Grâce au BPN, les paiements B2B sans le moindre contact sont accessibles. Si vous souhaitez en savoir plus sur les avantages du BPN pour votre entreprise, veuillez remplir le formulaire de contact sur cette page.