Ram Tool

91% MATCHPERCENTAGE
Voor lijnitems op de factuur

67% VERKORTING VAN DE PROCESTIJD
Voor grote stortingen

40% ADOPTIEGRAAD FACTURATIEPORTAAL
Bereikt voor klanten

BETERE INZET VAN PERSONEEL
Dankzij procesefficiëntie

Ram Tool is een toeleveringsbedrijf voor de bouw en al sinds 1967 actief. Met 44 vestigingen in de hele VS verdelen ze allerlei soorten bouwmaterialen en gereedschappen naar een divers klantenbestand.

Voordat het bedrijf samenwerkte met Billtrust, werden de accounts receivable-processen van Ram Tool volledig handmatig uitgevoerd. Er werden via een externe provider meer dan 75.000 facturen per maand verstuurd met weinig transparantie over de bezorging van facturen. Wanneer klanten betalingen instuurden, typten ze de overschrijvingsgegevens handmatig in hun ERP. Dit proces vereiste drie fulltime medewerkers en kon tot drie dagen duren voor grotere stortingen. Door een vertraging van twee dagen in het cashallocatieproces van Ram Tool, veroorzaakte het debiteurenteam een slechte klantervaring. Ze wilden immers betalingen invorderen die reeds waren betaald, maar nog niet waren verwerkt.

Toen dit verouderde en handmatige proces een te grote last werd, ging Ram Tool op zoek naar ondersteuning. Ze hadden al over Billtrust gehoord van andere partnerbedrijven die gebruik maakten van hun oplossingen, en besloten Billtrust Cash Application te implementeren. Dit liet hen toe betalingen van klanten zeer nauwkeurig te koppelen aan de overschrijvingsgegevens. Hierdoor is de last van het tijdrovende, handmatige proces weggenomen. Het bedrijf implementeerde ook Billtrust Invoicing om klanten een veilige, handige en efficiënte digitale ruimte te bieden om hun facturen te bekijken en ze via een betaalmethode naar keuze te betalen.

Met Billtrust Cash Application kan Ram Tool nu binnen één dag betalingen verwerken en in cash omzetten, in tegenstelling tot de drie dagen die dat vaak eerder kostte; goed voor een vermindering van 67%. Dankzij de oplossing is het matchpercentage voor elke lijn op de factuur nu 91%. Met Billtrust Invoicing kunnen hun klanten nu verwijzen naar een gemakkelijk leesbare factuur. Iets meer dan een jaar na lancering is er al 40% van het klantenbestand naar e-facturatie overgestapt, zijn er niet meer drie medewerkers nodig voor het facturerings- en invorderingsproces en is een van de teamleden elders ingezet. Ten slotte maakte Billtrust Invoicing het klanten mogelijk om gemakkelijk betalingen in te dienen tijdens de coronacrisis.