Ram Tool

ABGLEICHRATE VON 91 % FÜR EINZELPOSTEN
erreicht

REDUZIERUNG DER PROZESSZEIT UM 67 %
für große Einzahlungen erreicht

ANTEIL VON 40 % BEI DER ABWICKLUNG DER RECHNUNGSSTELLUNG ÜBER DAS KUNDENPORTAL
erreicht

PERSONALUMVERTEILUNG
aufgrund von Prozesseffizienz erreicht

Ram Tool ist ein Baustoffzulieferer, der seit 1967 im Geschäft ist. Mit 44 Niederlassungen in den USA vertreibt das Unternehmen alle Arten von Baustoffen und Werkzeugen an einen vielfältigen Kundenstamm.

Vor der Partnerschaft mit Billtrust liefen die Prozesse der Debitorenbuchhaltung von Ram Tool vollständig manuell ab. Pro Monat wurden über 75.000 Rechnungen über einen Drittanbieter versendet, was zu einer geringen Transparenz bei der Rechnungszustellung führte. Wenn Zahlungen von Kunden eingingen, wurden sämtliche Überweisungsdaten manuell in das ERP-System eingegeben. Dieser Vorgang erforderte drei Vollzeitmitarbeiter und konnte bei größeren Einzahlungen bis zu drei Tage dauern. Außerdem musste das Forderungsmanagement-Team von Ram Tool aufgrund der mehrtägigen Verzögerung bei Zahlungsabgleichen Kunden kontaktieren, um bereits bezahlte und nicht bearbeitete Zahlungen einzuziehen, was ein schlechtes Kundenerlebnis nach sich zog.

Die veralteten manuellen Prozesse waren irgendwann schlicht nicht mehr nachhaltig, und es wurde deutlich, dass Ram Tool Unterstützung brauchte. Das Unternehmen kannte Billtrust bereits von anderen Partnerunternehmen, die ebenfalls die Lösungen von Billtrust nutzen. Man entschied sich folglich für die Einführung von Billtrust Cash Application, das zum Abgleich der Zahlungen der Kunden mit den Überweisungsdaten bzw. der Zuordnung von Bargeld mit hoher Genauigkeit dient. So sollte das Team von der Last des langwierigen manuellen Prozesses befreit werden. Zusätzlich wurde auch Billtrust Invoicing eingerichtet, um Kunden einen sicheren, bequemen und effizienten digitalen Raum zu bieten, in dem sie ihre Rechnungen anzeigen und verfolgen können, wenn sie ihre Zahlungen über mehrere Zahlungsmethoden übermitteln.

Mit Billtrust Cash Application kann Ram Tool nun Zahlungen bearbeiten und Zahlungseingägnge innerhalb eines Tages zuordnen. Gegenüber den drei Tagen, die diese Vorgänge früher häufig dauerten, ist der Zeitaufwand also um 67 % zurückgegangen. Außerdem verzeichnet das Unternehmen eine Abgleichrate von gleichbleibend 91 %. Mit Billtrust Invoicing können die Kunden jetzt auf eine leicht lesbare Rechnung zurückgreifen. Etwas mehr als ein Jahr nach dem Start werden bereits 40 % der Rechnungsstellungen des Kundenstamms über das elektronische Portal abgewickelt. Da nicht länger drei Mitarbeiter für die Unterstützung bei der Rechnungsstellung und dem Zahlungsabgleich erforderlich sind, kann ein Teammitglied jetzt in einem anderen Bereich eingesetzt werden. Schließlich hat Billtrust Invoicing dazu beigetragen, dass die Kunden auch während der Corona-Pandemie ihre Zahlungen problemlos einreichen konnten.