In de huidige zakelijke wereld is krediet koning. Dat brengt echter ook risico met zich mee. Het doel van elk bedrijf zou moeten zijn om zijn opstaande vorderingen betaald te krijgen en om het risico dat het daarbij loopt tot een minimum te beperken. Helaas is het zonder effectieve best practices voor debiteurenbeheer of een systeem voor het bijhouden van openstaande facturen onmogelijk om te weten hoeveel er aan het einde van de maand nog openstaat. Dit maakt het moeilijk om financiële beslissingen te nemen en je cashflow te plannen.
Hoe krijg je je debiteurenbeheer onder controle? Lees verder om de best practices voor debiteurenbeheer te ontdekken en je bedrijf te optimaliseren.
Wat zijn best practices voor debiteurenbeheer?
Best practices voor debiteurenbeheer zouden een centrale zorg moeten zijn van elk bedrijf, ongeacht de grootte. Deze cruciale best practices zijn onderverdeeld in drie hoofdgebieden:
Communicatie
Communicatie met klanten, documentatie van betalingen, details van transacties en analyses van trends in betalingspatronen maken allemaal deel uit van best practices voor accounts receivable. Voor een succesvol debiteurenproces is het van cruciaal belang om open communicatielijnen met de klant te behouden, nauwkeurig te zijn in het documenteren van alle transacties en de gegevens te analyseren.
Documentatie
Debiteurendocumentatie is een belangrijk aspect van het klantendossier. Debiteurendocumentatie bevat informatie over de betalingsgeschiedenis, eerdere saldi en facturen van de klant. Debiteurenafdelingen zijn verantwoordelijk voor het documenteren van deze informatie en daar is een goed en gestructureerd systeem voor nodig.
Analyse
Debiteurenanalyse verwijst naar het proces waarbij het openstaande saldo van de klanten van een bedrijf wordt beoordeeld. Dit gebeurt meestal één keer per maand. Deze kredietcontrole is onmisbaar om als bedrijf je winstgevendheid te behouden en ervoor te zorgen dat essentiële accounts niet verloren gaan aan de concurrent.
Best practices op het gebied van communicatie, documentatie en analyse zijn essentieel voor elk bedrijf, groot of klein. Deze best practices voor accounts receivable vereisen een systematisch proces om ervoor te zorgen dat klanten over de juiste tools en kennis beschikken om hun verplichtingen te managen. Daarnaast hebben best practices een sterke focus op groei en ontwikkeling. Dit bereik je door een goede relatie met klanten op te bouwen, een helder beleid te voeren en een uitstekende service te verlenen.
Bij accounts receivable is een consistent proces van cruciaal belang. Met een goed doordachte strategie heb je controle over je vorderingen, wat minder stress oplevert en minder risico betekent voor je bedrijf. Om communicatie, documentatie en analyse te waarborgen, zijn nog een paar extra stappen nodig:
- Zorg dat je de betalingsvoorwaarden van klanten bijhoudt.
- Zorg voor een nauwkeurige telling van het aantal dagen dat een factuur openstaat voor je een herinneringsbrief stuurt.
- Bel of mail klanten om ervoor te zorgen dat ze op de hoogte zijn van te late facturen.
- Stel automatische herinneringen in voor de opvolging van achterstallige facturen.
Best practices voor accounts receivable zijn essentieel voor elk bedrijf. Daarom is het van cruciaal belang om de rol van communicatie, documentatie en analyse in je debiteurenproces te begrijpen. Deze best practices zorgen ervoor dat openstaande facturen zo snel mogelijk betaald worden. Ze helpen ook om fouten en mogelijke problemen te voorkomen.
Hoe organiseer jij je debiteuren?
Debiteuren zijn de klanten waarvan een bedrijf geld tegoed heeft. Met andere woorden, debiteuren zijn het totaal van alle facturen die klanten niet hebben betaald. Deze accounts worden crediteuren wanneer de klant betaalt voor de goederen of diensten, maar veel bedrijven nemen contact op met de klant voordat ze overgaan op andere vormen van het innen van openstaande facturen.
Hoe houd jij je debiteurenadministratie bij?
Ongeorganiseerde boekhoudkundige taken kunnen overweldigend zijn voor je debiteurenteam. Openstaande facturen zijn bijvoorbeeld een onderdeel van de accounts receivable rekening, die op zijn beurt een onderdeel is van de sectie verplichtingen en eigen vermogen op de balans. Als je bedrijfseigenaar bent, is het jouw verantwoordelijkheid om alle financiële aspecten van het runnen van je bedrijf op orde te hebben. Dit omvat het in evenwicht brengen van de betalingen en ontvangsten, wat een vervelende taak kan zijn. Gelukkig kun je in een paar eenvoudige stappen de organisatie van je debiteureninformatie op een rijtje hebben:
Het ordenen van je facturen kan tijdrovend zijn, maar de juiste software kan het facturatieproces automatiseren. Zo zorgt een geautomatiseerd debiteurensysteem voor het beheer en de snelle verwerking van facturen die naar klanten worden gestuurd. Bovendien bespaar je met geautomatiseerde debiteurensoftware geld, omdat het de noodzaak van een boekhoudafdeling overbodig maakt en de verwerkingskosten verlaagt.
Wat is een geautomatiseerd debiteurensysteem?
Een debiteurensysteem is een soort boekhoudsysteem dat vertrouwt op artificiële intelligentie om klantorders te verwerken, voorraad bij te houden en klantenservice te leveren. Deze software is nuttig voor kleine bedrijven die geen interne boekhoudafdeling hebben. Geautomatiseerde boekhoudsystemen besparen geld, omdat ze de noodzaak van een boekhoudafdeling elimineren, de verwerkingskosten verlagen en het gemakkelijker maken om je accounts te organiseren, wat het aansprakelijkheidsrisico vermindert.
Elk bedrijf draait op de betalingen van klanten. Het kan echter een uitdaging zijn om bij te houden welke klant heeft betaald en welke dat nog niet heeft gedaan, tenzij je veel personeel hebt dat al die klantbetalingen kan verwerken. Daar komt automatisch debiteurenbeheer om de hoek kijken. Automatisch debiteurenbeheer is een systeem waarmee bedrijven het proces van registratie en het innen van debiteuren kunnen automatiseren. Dit houdt meestal in dat er software wordt gebruikt om betalingsherinneringen te versturen, betalingen te innen en achterstallige betalingen te registreren.
Het is eenvoudiger dan ooit voor bedrijven om automatische debiteurenbeheer op te zetten met online facturatietools. De meeste software kan automatisch facturen versturen naar klanten en betalingen volgen op het moment dat ze binnenkomen. Dit is een geweldige manier om het tijdrovende facturatieproces te vereenvoudigen, betalingen te innen en af te stemmen met een facturatiesysteem om facturen, geautomatiseerde herinneringen en meer te maken!
Hoe beheer je je facturen?
Tijdmanagement is een van de belangrijkste aspecten van het runnen van een succesvol bedrijf. Er moeten zoveel taken worden uitgevoerd om alles soepel te laten verlopen en het kan best ingewikkeld zijn om te weten waar je je energie op moet richten. Een cruciale taak is bijvoorbeeld het beheren van facturen. Na verloop van tijd kunnen openstaande facturen zich opstapelen en wordt het steeds moeilijker om er bovenop te zitten, maar met de juiste strategie kun je je cashflow beheren.
Facturen zijn belangrijke documenten voor een bedrijf. Het kan overweldigend zijn, van het in mindering brengen van het bedrag van jouw bankrekening tot het op tijd versturen ervan. Met de juiste strategie kun je echter tijd en geld besparen:
Organiseer je facturen
Nadat je je debiteurenaccount hebt geopend, is het essentieel om alle openstaande facturen op een rijtje te hebben. Classificeer vervolgens elke factuur op type. Er zijn een paar verschillende manieren om debiteuren in te delen. Eén methode is om ze in te delen in soorten debiteuren, zoals detailhandel, groothandel, productie, bouw enzovoort. Een andere manier is om ze te classificeren volgens het debiteurenproces, zoals inbaar of oninbaar.
On hold vs. betaalbaar
Accounts kunnen on hold worden gezet of als betaalbaar aangemerkt. Dit zijn zaken die met de klant moeten worden besproken voor we tot actie overgaan en er zijn veel verschillende betaalmogelijkheden.
Snel innen
Wanneer een prospect of klant zich aanmeldt voor je diensten is het essentieel om te weten wanneer ze gaan betalen. Om de best mogelijke service te verlenen, moet je proactief zijn met het innen van betalingen en ervoor zorgen dat je alles op facturatiegebied onder controle hebt.
Je facturen automatiseren
Het beheer van facturen is een tijdrovende bezigheid. Het kan uren in beslag nemen om alle documentatie te controleren en de gegevens correct in te voeren. Maar met geautomatiseerde facturatie kan dat in een paar minuten geregeld zijn en kun jij meer tijd besteden aan je bedrijf.
Waar het op neerkomt?
De meeste eigenaren van kleine bedrijven zijn voortdurend op zoek naar manieren om hun boekhouding efficiënter te maken. Facturen zijn daar slechts één voorbeeld van. Daarom zijn factuurbeheer en optimalisatie en modernisering van debiteurenbeheer cruciaal voor elk bedrijf, aangezien het gaat om alle openstaande facturen en betalingen. Je moet wellicht contact opnemen met je klanten en de informatie verzamelen, een nieuwe factuur aanmaken, afdrukken, versturen en vervolgens wachten tot de betaling binnenkomt. Zonder een goedlopend proces kunnen facturen kwijtraken of worden vergeten en wordt je bedrijf mogelijk niet betaald voor het werk dat gedaan is. Automatisering maakt het eenvoudig om betalingen, vervaldata van facturen en meer bij te houden!
Hoe kun je je debiteuren snel innen?
Het innen van openstaande facturen kan moeilijk zijn, vooral als je veel klanten hebt. Gelukkig zijn er een paar trucs die je kunnen helpen om te zorgen dat facturen snel betaald worden:
Kortingen
Een manier om debiteuren te innen is door korting te geven op toekomstige aankopen. Dit is een win-winstrategie omdat het de klantervaring verbetert en je klanten stimuleert om op tijd te betalen. Bovendien geldt ook hier het idee van 'voor wat, hoort wat' en zullen mensen die een gunst ontvangen dus eerder geneigd zijn daar iets voor terug te doen.
Goederen/diensten tijdelijk niet leveren
Als je debiteuren snel wilt innen, moet je manieren vinden om je klanten te stimuleren op tijd te betalen. Soms kan het voor een bedrijf nodig zijn om goederen/diensten tijdelijk niet te leveren totdat de openstaande factuur is betaald.
Vermijd het in rekening brengen van rente
De meest logische oplossing lijkt misschien om rente in rekening te brengen op onbetaalde facturen, maar dit kan juridische en ethische problemen veroorzaken. Bovendien zijn de rentetarieven meestal hoger dan de fees voor te late betaling. En is het eigenlijk wel zo netjes om iemand kosten in rekening te brengen voor iets dat ze misschien niet kunnen betalen? Een hogere rekening draagt waarschijnlijk niet bij aan en snellere betaling.
Een incassobureau inschakelen
Een manier om snel debiteuren te innen, is het inschakelen van een incassobureau. Dit kost echter wel geld en werkt mogelijk niet voor elk budget. In veel gevallen is het beter om de klant te bellen of een brief of e-mail te sturen.
Voor veel eigenaren van kleine bedrijven is het innen van debiteuren lastig. Er zijn verschillende geoptimaliseerde en gemoderniseerde debiteurenstrategieën en -technieken die je daarbij kunnen helpen. Het implementeren van best practices op het gebied van debiteurenbeheer in je verbeterde debiteurenstrategie is een zekere manier om je inspanningen op dat gebied te verbeteren.
Een terugblik op de best practices voor debiteurenbeheer
Best practices op het gebied van debiteurenbeheer zijn voor elke organisatie cruciaal om het hoofd boven water te houden. Het is essentieel om ervoor te zorgen dat je beleid en procedures actueel zijn, omdat ze essentieel zijn om achterstallige betalingen te voorkomen. Het goede nieuws is dat ze niet ingewikkeld hoeven te zijn. Het draait allemaal om het aanpassen van je bedrijf aan het huidige economische klimaat en het ontwikkelen van een systeem voor maximale efficiëntie.
Wat bedoelen we met 'huidige'?
Hieronder staan enkele practices die je wilt updaten om je debiteurenafdeling te moderniseren:
- Printen
- Afhankelijkheid van persoonlijk overleg
- Spreadsheets
- Handmatige processen
Automatisering is de toekomst, het helpt je tijd te besparen met efficiënte en geautomatiseerde debiteurensoftware en geeft je de vrijheid en het gemak van functies zoals:
- Automatische, milieuvriendelijke communicatie waarvoor geen papier nodig is
- Virtueel overleg op elk moment, waar ook ter wereld
- Nooit meer spreadsheets
- Geautomatiseerd, foutloos en razendsnel debiteurenbeheer bespaart je eindeloos veel tijd, geld en kopzorgen
Kun je de toekomst overleven zonder automatisering?
Debiteuren maken integraal deel uit van het financiële aspect van een bedrijf. Er ligt een grote verantwoordelijkheid en het vraagt om goed management. Maar met behulp van enkele best practices kan debiteurenbeheer eenvoudiger en zelfs efficiënter worden gemaakt. Geautomatiseerde boekhouding is niet alleen beter beheersbaar, maar het geeft je ook tijd om:
- Je debiteurenbeheer te optimaliseren en de concurrentie voor te blijven
- Te innoveren
- Kostbare tijd en resources te besparen en je cashflow te optimaliseren
- Ervoor te zorgen dat je niet langer afhankelijk bent van processen met een grote kans op menselijke fouten
- En nog veel meer!
Neem nu contact met ons op voor meer informatie over hoe je kunt profiteren van de toekomst van debiteurenbeheer.