Dans le monde des affaires aujourd'hui, le crédit est roi. Mais ce pouvoir s'accompagne d'un risque. L'objectif de toute entreprise est de recouvrer l'argent qui lui est dû, tout en minimisant les risques associés. Malheureusement, sans bonnes pratiques en matière de créances ni système de suivi des avoirs, il est impossible de connaître la somme qui vous est due en fin de mois. Il devient alors difficile de prendre des décisions financières et de planifier votre flux de trésorerie.
Comment maîtriser la gestion de vos créances ? Poursuivez votre lecture pour découvrir les bonnes pratiques en matière de gestion des créances et optimiser votre activité !
Quelles sont les bonnes pratiques en matière de créances ?
Les bonnes pratiques en matière de créances devraient figurer au cœur des préoccupations de toute entreprise, quelle que soit sa taille. Ces pratiques cruciales s'articulent autour de trois domaines principaux :
Communication
La communication avec les clients, la documentation relative aux paiements et aux détails des transactions, ainsi que les analyses des tendances des modes de paiement font partie des bonnes pratiques en matière de créances. Pour qu'un processus de gestion des créances soit couronné de succès, il est essentiel de communiquer ouvertement avec les clients, de documenter méticuleusement toutes les transactions et d'analyser les données.
Documentation
Dans tout fichier client, la documentation des créances occupe une place importante. Elle doit contenir des informations sur l'historique des paiements du client, ses précédents soldes et ses factures. Les départments chargés des créances documentent ces informations et, à cette fin, un système bien structuré est nécessaire.
Analyse
L'analyse des créances renvoie au processus, qui intervient généralement chaque mois, d'examen du solde à recouvrer par les clients d'une entreprise. Cette activité de contrôle de crédit est essentielle pour maintenir la rentabilité d'une entreprise et s'assurer que les comptes essentiels ne terminent pas chez les concurrents.
Les bonnes pratiques en matière de communication, de documentation et d'analyse sont essentielles pour toutes les entreprises, grandes ou petites. Ces bonnes pratiques en matière de créances exigent la mise en place d'un processus systématique, visant à s'assurer que les clients disposent des outils et des connaissances nécessaires pour gérer leur passif. En outre, les bonnes pratiques impliquent de surveiller de près la croissance et le développement. Pour y parvenir, vous devez instaurer de bonnes relations avec vos clients, établir des politiques claires et fournir un service d'excellence.
En gestion des créances, la cohérence du processus est essentielle. Une stratégie bien pensée vous permettra de garder le contrôle de vos créances, ce qui signifie moins de stress et de risques pour votre entreprise. Voici quelques mesures supplémentaires à prendre pour assurer la communication, la documentation et l'analyse :
- Effectuez un suivi des délais de paiement en concertation avec vos clients.
- Déterminez le nombre exact de jours qui doivent s'écouler avant d'envoyer une lettre de relance.
- Contactez les clients par téléphone ou par e-mail afin de veiller à ce qu'ils aient connaissance des factures impayées.
- Configurez des rappels automatiques pour assurer le suivi des factures en retard.
L'adoption de bonnes pratiques en matière de créances est essentielle pour toute entreprise. Il est donc fondamental d'intégrer les aspects de communication, documentation et analyse tout au long de votre processus de comptabilité clients. Ces pratiques vous permettent de percevoir l'argent qui vous est dû dans les meilleurs délais. Elles vous préservent aussi des erreurs et problèmes potentiels.
Comment gérez-vous les créances ?
Les créances, ou comptes clients, désignent les comptes qui doivent une somme d'argent à l'entreprise. En d'autres termes, il s'agit du total de toutes les factures que les clients n'ont pas encore payées. Lorsque le client paie les biens ou services, on parle de comptes fournisseurs, mais nombre d'entreprises contactent le client avant d'initier une forme de recouvrement des créances.
Comment effectuez-vous le suivi de vos créances ?
Si elles sont mal organisées, les tâches comptables peuvent submerger votre équipe chargée des créances. Par exemple, les créances constituent un sous-ensemble du compte client, constituant lui même un sous-ensemble du passif et des capitaux propres du bilan. Si vous êtes propriétaire d'une entreprise, il vous incombe de surveiller tous les aspects financiers de la gestion de votre entreprise, y compris d'équilibrer les paiements et les encaissements, ce qui peut se révéler fastidieux. Heureusement, vous pouvez suivre quelques étapes simples pour organiser les informations relatives à vos créances :
Organiser vos factures peut prendre du temps, mais à l'aide du logiciel approprié, vous pouvez automatiser le processus de facturation. Par exemple, un système d'automatisation des créances garantit la gestion et le traitement rapide des factures envoyées aux clients. Un tel système vous permet également d'économiser de l'argent, puisqu'il élimine le besoin d'un service comptable et réduit les coûts de traitement.
Qu'est-ce qu'un système d'automatisation des créances ?
Un système d'automatisation des créances est un type de système comptable qui exploite l'intelligence artificielle pour traiter les commandes des clients, suivre les stocks et fournir un service client. Un tel logiciel est bénéfique pour les petites entreprises qui ne disposent pas d'un service de comptabilité en interne. Ce type de logiciel vous permet de faire des économies puisqu'il élimine la nécessité d'un service de comptabilité, réduit les coûts de traitement et facilite l'organisation des comptes, pour une diminution du passif.
Encaisser les paiements est un aspect essentiel de toute entreprise. Mais il est parfois difficile de savoir quels clients ont déjà réglé leurs factures et quels clients vous doivent encore de l'argent, à moins de confier cette tâche à toute une équipe. C'est précisément là qu'intervient un système d'automatisation des créances. L'automatisation des créances permet aux entreprises d'automatiser le processus d'enregistrement et de recouvrement des soldes de leurs comptes clients. Ce processus implique généralement l'utilisation d'un logiciel permettant d'envoyer des rappels de factures, de recouvrer les créances impayées et d'enregistrer les soldes impayés.
Il est plus facile que jamais pour les entreprises d'automatiser des créances à l'aide d'outils de facturation en ligne. La plupart des logiciels peuvent envoyer automatiquement des factures aux clients et suivre les paiements à mesure qu'ils arrivent. Ces logiciels simplifient considérablement le processus de facturation, de recouvrement et de rapprochement des comptes, et vous permettent de créer des factures, des rappels automatiques, et plus encore !
Comment gérez-vous les factures ?
La gestion du temps constitue une condition essentielle de la prospérité d'une entreprise. Pour que l'entreprise se porte bien, il convient d'effectuer de nombreuses tâches, et il peut s'avérer difficile de savoir où investir son énergie. Parmi ces tâches figure la gestion des factures. Les factures impayées peuvent finir par s'accumuler et constituer une lourde charge de travail. Mais avec la bonne stratégie, il est possible de gérer efficacement la trésorerie.
Les factures sont l'un des documents les plus importants pour une entreprise. Leur gestion peut s'avérer compliquée : il faut tenir compte du montant de chaque facture sur votre compte bancaire, mais aussi s'assurer de les envoyer à temps. Mais avec la bonne stratégie, vous pouvez économiser du temps et de l'argent :
Organisez vos factures
Une fois que vous avez ouvert votre compte de créances, il est essentiel de répertorier toutes les factures impayées. Il vous faut ensuite classer chaque facture par type. Il existe plusieurs façons de catégoriser les créances. Vous pouvez, par exemple, les classer par type de débiteur : vente au détail, vente en gros, fabrication, construction, etc. Vous pouvez également les classer selon le processus de recouvrement des créances : montants recouvrables ou disponibles.
Comptes mis en attente vs comptes exigibles
Les comptes peuvent être mis en attente ou exigibles. Mais, encore une fois, il s'agit d'une décision qui doit être discutée en amont avec le client, et de nombreuses options de paiement sont possibles.
Recouvrez rapidement les paiements
Lorsqu'un nouveau client souscrit vos services, il est impératif de connaître la date à laquelle il vous paiera. Pour fournir le meilleur service possible, prenez des initiatives dans le recouvrement des paiements et assurez-vous d'avoir toutes les factures à disposition.
Automatisez vos factures
Gérer les factures est une tâche très chronophage. Il faut souvent des heures à un employé pour vérifier la documentation et saisir correctement les données. Mais avec l'automatisation des factures, quelques minutes suffisent, ce qui vous permet de consacrer davantage de temps à d'autres tâches.
Résultat ?
La plupart des propriétaires de petites entreprises recherchent constamment des moyens d'améliorer l'efficacité de leurs opérations comptables. Les factures ne sont qu'un exemple. C'est pourquoi l'optimisation et la modernisation des créances, de même que la gestion des factures, sont essentielles pour toute entreprise, puisque ces processus s'appliquent à toutes les factures impayées et à tous les paiements en attente. Il vous faut parfois contacter vos clients et recueillir des informations, créer une nouvelle facture, l'imprimer et l'envoyer par la poste, puis attendre qu'un chèque arrive. Sans processus en place, les factures risquent de se perdre ou de tomber dans l'oubli, et votre entreprise ne sera pas rémunérée pour le travail effectué. L'automatisation facilite le suivi des paiements, qu'il s'agisse des factures impayées, mais aussi d'autres aspects.
Comment recouvrer rapidement les créances ?
Le recouvrement des créances peut s'avérer difficile, surtout si vous avez de nombreux comptes. Heureusement, plusieurs astuces peuvent vous aider à gérer rapidement l'argent qui vous est dû :
Remises
Pour recouvrer les créances, un moyen consiste à offrir au client une remise sur ses futurs achats. Il s'agit d'une stratégie gagnant-gagnant, puisque le client bénéficie instantanément d'un avantage et l'entreprise obtient son paiement. En outre, selon le principe de réciprocité, les personnes qui reçoivent une faveur sont plus susceptibles d'en accorder une en retour.
Retenue de biens/services
Pour recouvrer vos créances, vous devez trouver un moyen d'inciter vos clients à vous payer à temps. Il vous faudra parfois conserver les biens ou services jusqu'au paiement de la facture correspondante.
Ne pas facturer d'intérêts
S'il peut sembler logique de facturer des intérêts sur les factures impayées, cette pratique peut être source de problèmes juridiques et éthiques. Les taux d'intérêt sont généralement plus élevés que le coût des pénalités de retard. Par ailleurs, facturer une personne pour des montants qu'elle n'est pas en mesure de payer ne constitue pas une pratique de bonne foi.
Faire appel à une agence de recouvrement
Pour recouvrer rapidement les créances, il est possible de faire appel à une agence de recouvrement. Mais cette option est coûteuse et peut ne pas convenir à votre budget. Il est donc préférable de contacter le titulaire du compte, par téléphone, courrier ou e-mail.
Dans l'ensemble, le recouvrement des créances peut s'avérer difficile pour les propriétaires de petites entreprises. Pour vous venir en aide, il existe plusieurs stratégies et techniques de gestion des créances optimisées et modernisées. La mise en œuvre de bonnes pratiques dans votre stratégie de recouvrement des créances constitue un moyen sûr de moderniser vos initiatives en la matière.
Retour sur les bonnes pratiques en matière de créances
Pour se maintenir à flot, les entreprises doivent impérativement adopter de bonnes pratiques en matière de créances. Il est essentiel de vous assurer que vos politiques et procédures sont à jour, car elles sont essentielles pour éviter les créances irrécouvrables. La bonne nouvelle, c'est qu'elles n'ont pas besoin d'être compliquées. L'objectif est d'adapter votre entreprise au climat économique actuel et de mettre au point un système qui maximise l'efficacité.
Qu'entendons-nous par « à jour » ?
Voici quelques pratiques que vous pourriez repenser pour moderniser votre département chargé des créances :
- Impressions papier
- Dépendance aux consultations en personne
- Feuilles de calcul
- Processus manuels
La voie de l'avenir est l'automatisation. Un logiciel de créances automatisées, qui conjugue haute efficacité et haute technologie, vous permet de gagner un temps précieux. Vous bénéficiez également de flexibilité et de commodité, grâce à des fonctionnalités telles que :
- Des communications automatiques et dématérialisées (zéro papier)
- Des consultations virtuelles à tout moment, où que vous soyez dans le monde
- Des feuilles de calcul flexibles
- Des créances rapides, automatisées et sans erreurs, pour vous éviter de gaspiller votre temps, votre argent et votre énergie
Pouvez-vous vous maintenir à flot sans automatisation ?
Les créances jouent un rôle essentiel dans la gestion financière d'une entreprise. Leur traitement et leur gestion prennent généralement un temps considérable. Mais, en adoptant quelques bonnes pratiques, il est possible de simplifier et d'assurer l'efficacité de la gestion des créances. Une comptabilité automatisée est non seulement plus facile à gérer, mais elle vous permet également de :
- Optimiser vos créances et devancer la concurrence
- Innover
- Gagner un temps précieux et optimiser le flux de trésorerie et d'autres ressources
- Abandonner des processus où les erreurs humaines sont nombreuses
- Et bien plus encore !
Prenons contact dès aujourd'hui et découvrez comment exploiter la modernisation des créances.