Bedrijven houden er niet van om geld uit te geven, ze houden hun geld het liefst op hun eigen rekening. Dat is te begrijpen, het heeft ze veel moeite gekost om het te verdienen. Ik ga je niet proberen te overtuigen dat je klanten blij zullen zijn dat ze van hun geld af zijn, maar ik kan er wel voor zorgen dat de betaling iedere maand met plezier wordt uitgevoerd.
De relatie tussen een bedrijf en zijn klanten
Als het gaat om het betalen van de rekeningen, zijn er een paar belangrijke statistieken die ons een context geven om de relatie tussen een bedrijf en zijn klanten te begrijpen. Volgens CMO.com zijn klantgerichte bedrijven 60% winstgevender dan bedrijven die de klant niet centraal zetten. Bovendien blijkt uit een enquête van Harris Interactive dat 90% van de marketeers een individuele klantaanpak als prioriteit aanmerkt, omdat zij door beginnen te krijgen dat de kans op een positieve respons direct gelieerd is aan een persoonlijke aanpak.
Technologie blijft in ontwikkeling en maakt elektronisch betalen gemakkelijker
Technologie heeft de verwachtingen van de consument op alle mogelijke manieren en overal ter wereld op zijn kop gezet. Denk aan hoe enorm gemakkelijk de volgende dingen zijn geworden: van alles bestellen op Amazon, met één klik betalen of een pizza bestellen via een app. Bedrijven zijn voortdurend in ontwikkeling en richten hun aanbod zo in dat het leven en het doen van aankopen voor consumenten steeds makkelijker wordt gemaakt. De regel is simpel: maak het je klanten gemakkelijk om bij je te kopen en ze zullen vaker bij je terugkomen. Als het aankoopproces omslachtig en onhandig is, gaan mensen ergens anders kijken.
Helaas hebben veel B2B-bedrijven deze trend als het gaat over het accepteren en ontvangen van betalingen van klanten min of meer genegeerd. Het bezorgen van de facturen van je klanten en het aannemen van betalingen zijn klantgerichte activiteiten. Ze zijn net zo belangrijk voor de klant als voorraadbeheer of het krijgen van geweldige service.
De meeste B2B-verkopers hebben geen portaal waar je kunt inloggen, de factuur en facturatiegeschiedenis kan bekijken, betalingen kan doen en geschillen kan registreren. Dit dwingt klanten om telefonisch contact te zoeken met een specialist op het gebied van klantfacturering, met lange wachttijden tijdens de kantooruren. Dit proces is niet alleen een ergernis voor je klanten; het kost ook je werknemer kostbare tijd en geld. Als je bedrijf een terugkerend klantenbestand heeft dat regelmatig bij je inkoopt, dan is dit proces nog zo belangrijk.
Waarom je misschien zowel een contract als een factuur wilt maken
Een factuur is op zichzelf geen rechtsgeldig bindend document. Wanneer je het echter combineert met een contract, hebt je een document in handen dat je kunt gebruiken in het geval dat je juridische stappen moet ondernemen tegen een klant. In een contract moet duidelijke betalingsvoorwaarden worden opgenomen, zodat betalingen binnenkomen op het moment dat je ze verwacht. Het is belangrijk dat een contract de belangrijkste details van je transacties beschrijft. Jij en je klant moeten akkoord gaan met de voorwaarden van de overeenkomst voordat het werk begint.
Hoe zorg je ervoor dat een klant betaalt
Een manier om ervoor te zorgen dat een klant betaalt (en op tijd betaalt) is door deadlines, eventuele fees, betalingsvoorwaarden en andere belangrijke details duidelijk te communiceren. Zo weet je klant, en dat geldt vooral voor nieuwe klanten, precies wat hij kan verwachten met betrekking tot je betalingsbeleid, met inbegrip van wanneer facturen worden verzonden en wanneer hij moet betalen. Je kunt je betalingsvoorwaarden benoemen als 'netto 30', 'netto 45' of 'te betalen bij ontvangst'. Door dit te doen, hou je je cashflow op peil.
Het is allemaal niet onoverkomelijk, daarom deel ik een paar best practices die je zullen helpen bij het oplossen van je uitdagingen rond facturatie.
Zo overtuig je klanten om hun betalingen te doen
Hier zijn vijf manieren waarop je ervoor kunt zorgen dat je klanten graag willen betalen.
1. Maak de facturatiegeschiedenis en openstaande facturen online zichtbaar in een selfserviceportaal.
Als je sneller betaald wilt krijgen (en je cashflow positief wilt beïnvloeden), leg je aan je klanten uit hoe ze hun facturatie- en betalingsgeschiedenis kunnen bekijken via een selfserviceportaal. Wijs ze erop dat het geen enkel probleem is als ze een factuur kwijtraken. En toon waar ze hun betalingen kunnen raadplegen als ze zich niet kunnen herinneren of ze een factuur betaald hebben. En als ze zich dit soort dingen om 3 uur 's ochtends afvragen, kun je ze vertellen dat alle informatie die ze nodig hebben 24 uur per dag beschikbaar is.
2. Vraag je kanten hoe ze hun facturen willen ontvangen.
Erken dat de crediteurenprocessen per klant verschillen. Sommige klanten willen graag één factuur per item, terwijl anderen geconsolideerde facturen nodig hebben. Sommige van je klanten hebben mogelijk een crediteurensysteem, terwijl de meesten boekhoudsoftware hebben. Als jij je facturen automatisch aanlevert in het gewenste formaat, zul je je sneller betaald worden. Vandaag de dag is de klantervaring immers belangrijker dan ooit.
3. Neem je klanten werk uit handen.
Stop met het versturen van papieren facturen of pdf-bestanden, omdat hiervoor handmatige gegevensinvoer nodig is om ze in het systeem te krijgen. Maak in plaats daarvan gebruik van automatisering voor facturatie en B2B-betalingen en stuur je klanten een gegevensbestand dat rechtstreeks in hun boekhoudsysteem kan worden geïmporteerd. Dan krijg jij sneller betaald en versnel je je cashflow.
4. In één klik van de factuur naar de elektronische betaling.
Stel je voor: ik zit in het crediteurenteam en ontvang jouw factuur in mijn inbox. Ik klik onmiddellijk op de knop 'nu betalen' en die leidt me naar een betaalportaal waar mijn rekeningsaldo en de gewenste betaalmethode klaarstaan. En dan? Een veilige ACH-betaling. En klaar is kees! Makkelijker wordt het niet.
5. Maak automatische incasso of domiciliëring mogelijk.
Je bent waarschijnlijk al bijna vergeten dat je elke maand je elektriciteits- en waterrekeningen betaalt, omdat je zes jaar geleden een automatische incasso of domiciliëring hebt ingesteld en ze gewoon van je rekening worden afgeschreven. Stel je eens voor dat het betalen van de facturen van je organisatie ook zo eenvoudig zou zijn.
Betalingen met Automated Clearing House (ACH)
ACH staat voor Automated Clearing House, een Amerikaans financieel netwerk dat wordt gebruikt voor elektronische betalingen en geldtransfers. Bedrijven in de VS gebruiken graag ACH-betalingen omdat het een manier is om geld van de ene bankrekening naar de andere over te maken zonder het gebruik van cash, creditcardnetwerken of bankoverschrijvingen. Het accepteren van ACH-betalingen is een andere manier om een positieve cashflow te garanderen.
Hoe krijg ik betaald via ACH?
Wanneer je in gesprek gaat met een nieuwe klant, laat hen dan vroeg in het proces en tijdens de onboarding kennismaken met het idee van ACH-transacties. Het moment dat je met klanten om de tafel is een uitgelezen mogelijkheid om met hen de mogelijkheid te bespreken om via ACH te betalen. En het helpt je klanten hun betalingsopties beter te begrijpen.
Het is een ander verhaal om bestaande klanten te vragen de overstap naar ACH te maken, omdat de betalingsverwachtingen al zijn vastgesteld. Bovendien zijn sommige klanten traag met het invoeren van nieuwe betaalprocessen. Je kunt ze echter laten zien hoe ze kunnen profiteren van ACH-betalingsverwerking. Klanten hoeven zich bijvoorbeeld geen zorgen te maken of ze wel op tijd betalen, omdat het geld automatisch van de bankrekening van hun bedrijf wordt afgeschreven.
Je kunt het moment van contractverlenging afwachten om met bestaande klanten te praten over betalen via ACH. Op deze manier kun je eventuele zorgen wegnemen en misschien zelfs de voor- en nadelen laten zien van ACH-betalingsverwerking versus creditcardverwerking. Het kan zijn dat je klant niet direct enthousiast is, dus wees bereid om te luisteren en bied eventueel aan om de kwestie op een later tijdstip opnieuw te bekijken.
Je kunt klanten enthousiast maken over betalen
Wanneer ik met mensen praat en uitleg dat het mogelijk is om klanten enthousiast te maken over betalingen, zijn ze verrast. Als ik vervolgens uitleg dat dit niet alleen mogelijk is, maar zelfs goedkoper is dan hun huidige facturatiemethoden? Dan zijn ze verbaasd. Bekijk je processen en ga eens na over hoeveel van jouw klanten graag betalen. Er is misschien nog ruimte voor verbetering.