5 manieren waarop digitale betalingen de crediteurenteams van je klanten ondersteunen

Wanneer je ervoor zorgt dat het gemakkelijk is om jou te betalen, word je sneller betaald. Door simpelweg je betaalprocessen te verbeteren, kan je bedrijf zijn DSO (Days Sales Outstanding) verlagen en zijn cashflow verbeteren.

De belangrijkste ingrediënten voor een eenvoudigere, klantgerichte betaalprocedure zijn elektronische facturatie en digitale betalingen. Door je debiteurenprocessen te moderniseren en digitaliseren, maak je het makkelijker voor je klanten om je te betalen. Zo werkt dat:

Met een selfserviceportaal kunnen je klanten hun facturen altijd en overal bekijken en betalen. In de huidige remote/flexibele werkomgeving is dat een groot voordeel. En je klanten zullen ook blij zijn met de geschiedenisfunctie van een selfserviceportaal. Zijn ze een factuur uit het oog verloren? Geen probleem. Zijn ze vergeten of ze een rekening hebben betaald? De geschiedenis is 24 uur per dag beschikbaar.

Naast het feit dat selfserviceportalen zorgen voor tevreden klanten, maken ze ook een directe levering van facturen en onmiddellijke betaling mogelijk. Hoe sneller facturen bij de klant worden afgeleverd, hoe sneller ze worden betaald.

Zorg dat je klant bij het bekijken van je factuur maar één klik verwijderd is van het betalen ervan. Crediteurenteams hebben net als debiteurenteams veel handmatig werk te doen en alles wat niet soepel loopt, zorgt voor vertraging.

Als je je facturen elektronisch verzendt via een selfserviceportaal, kunnen je klanten rechtstreeks in het portaal digitale betalingen uitvoeren.

Sommige klanten bestellen zelden en geven er misschien de voorkeur aan om zich niet te registreren op je selfserviceportaal. In dat geval kun je de factuur misschien per e-mail naar hen toesturen.

Maar ook voor per e-mail verzonden facturen kun je betalingen met één klik aanbieden. Met betaling via e-mail kun je je klanten het equivalent bieden van 'afrekenen als gast' op e-commercesites voor consumenten. Ze hoeven alleen maar op 'nu betalen' te klikken om te worden doorgeleid naar je portaal waar ze als gast kunnen betalen.

Praat met je klanten over hun facturatievoorkeuren. Crediteurenprocessen kunnen per klant verschillen. Sommige klanten willen graag één factuur per item, terwijl anderen geconsolideerde facturen nodig hebben.

Een paar van je klanten hebben misschien een crediteurensysteem, terwijl de meeste gebruik maken van boekhoudsoftware. Als je je facturen automatisch aanlevert in het gewenste formaat, word je sneller betaald.

Factureer je klanten op de manier die voor hen het handigst is en je zult sneller betaald worden. Dat betekent verschillende dingen voor verschillende klanten.

Inkopers van grote ondernemingen

Grote klanten hebben enorme crediteurenteams en gebruiken geavanceerde crediteurenplatforms. Ze eisen van hun leveranciers dat ze rechtstreeks via deze platforms factureren.

Als je samenwerkt met een grote klant die eist dat je ze factureert via hun crediteurenportaal, ben je niet de enige. De acceptatie van crediteurenplatforms groeit.

Er zijn drie belangrijke strategieën voor facturatie naar een crediteurenplatform: een data-entrymedewerker, een interne IT-verbinding of een externe leverancier.

Mensen aannemen voor data-entry is duur. Het tot stand brengen van individuele verbindingen tussen jouw systemen en het crediteurenportaal van je klant is een grote investering in IT-middelen en geen flexibele oplossing. Een externe leverancier kan je in staat stellen om automatisch te factureren naar tientallen verschillende crediteurenportalen.

Middelgrote bedrijven

Middelgrote klanten hebben crediteurenteams met één tot vier werknemers.

Over het algemeen staan zij open voor een selfserviceportaal van hun leveranciers voor het ontvangen en betalen van facturen.

Kleine bedrijven

Kleinere klanten hebben mogelijk geen speciaal crediteurenteam.

Zij kopen niet vaak in bij hun leveranciers en zijn niet zo geïnteresseerd in de registratie op selfserviceplatforms van meerdere leveranciers en het onthouden van de aanmeldgegevens. Facturatie per e-mail met betaling via e-mail is voor hen een goede elektronische facturatie-oplossing.

Je bent waarschijnlijk bijna vergeten dat je elke maand je elektriciteits- en waterrekeningen betaalt, omdat dat via een automatische incasso of domiciliëring gaat en ze gewoon van je rekening worden afgeschreven. Stel je eens voor dat het betalen van de facturen van je organisatie ook zo eenvoudig zou zijn.

Volgens Deloitte zijn klantgerichte bedrijven 60% winstgevender dan bedrijven die de klant niet centraal zetten. Technologie heeft de verwachtingen van de consument in alle opzichten veranderd. Als het aankoopproces omslachtig en onhandig is, gaan mensen ergens anders kijken.

Helaas hebben veel B2B-bedrijven deze trend als het gaat over betalingen van klanten min of meer genegeerd. Facturatie en het innen van betalingen zijn klantgerichte activiteiten. Ze zijn net zo belangrijk voor de klant als een overzichtelijke catalogus van je inventaris of het krijgen van geweldige service.

Veel B2B-verkopers hebben niet eens een portaal waar je kunt inloggen, de factuurgeschiedenis kunt bekijken, betalingen kunt doen en geschillen kunt registreren. Dit dwingt klanten om telefonisch contact te zoeken met iemand van de afdeling debiteurenbeheer, die enkel tijdens de kantooruren beschikbaar is, met soms lange wachttijden als gevolg. Dit proces is niet alleen een ergernis voor je klanten; het kost ook je werknemer kostbare tijd en dus kost het geld. Als je bedrijf een terugkerend klantenbestand heeft dat regelmatig bij je inkoopt, dan is dit proces des te belangrijker.

Het is mogelijk om ervoor te zorgen dat je klanten je graag betalen. En het is zelfs goedkoper dan je huidige facturatiemethodes. Vul het formulier in als je meer informatie wilt. Een van onze experts in elektronische facturatie en betalingen neemt dan contact met je op.