Paiements électroniques : 5 moyens pour vos clients de simplifier la gestion des comptes fournisseurs

Lorsque vous faites en sorte qu'il soit facile de vous payer, vous recevez des paiements plus rapidement. Ainsi, en améliorant simplement vos processus de paiement, votre entreprise peut éventuellement réduire son délai moyen de recouvrement des créances (DSO) et améliorer son flux de trésorerie.

Pour bénéficier d'un processus de paiement plus facile et davantage centré sur le client, vous devez considérer deux éléments importants : une facturation électronique et des paiements numériques. En modernisant et en numérisant vos processus de gestion des créances, vos clients prendront plaisir à vous payer. Voici comment procéder :

Avec un portail en libre-service, vos clients peuvent consulter et payer leurs factures où qu'ils se trouvent. Dans le contexte de travail à distance/flexible actuel, un tel portail représente un réel avantage. Vos clients apprécieront également la fonctionnalité d'historique des portails en libre-service. Ils ne parviennent pas à retrouver une facture ? Pas de problème. Ils ne savent plus s'ils ont déjà payé une facture ? L'historique a tout enregistré et est accessible 24 h/24 et 7 j/7.

En plus de satisfaire vos clients, les portails en libre-service permettent une livraison instantanée des factures et un paiement immédiat. Plus les factures sont remises rapidement, plus elles sont payées rapidement.

Aidez vos clients à passer au paiement de leurs factures en un clic lorsqu'ils les consultent. Les équipes chargées des comptes fournisseurs et les équipes chargées des créances font face aux mêmes difficultés : toutes deux doivent effectuer une grande quantité de tâches manuelles et ne pourront pas être entièrement efficaces si des frictions existent.

Si vous envoyez vos factures par voie électronique via un portail en libre-service, vos clients peuvent vous payer directement sur le portail par le biais de paiements numériques.

Certains clients n'effectuent pas régulièrement des commandes et préféreront ne pas s'inscrire sur votre portail en libre-service. Dans ce cas, vous pourriez vous retrouver à leur envoyer des factures par e-mail.

Toutefois, cela ne vous empêche pas de proposer les paiements en un clic. Avec la fonction de paiement par e-mail, vos clients peuvent accéder à une expérience semblable au « paiement en tant qu'invité » sur les sites de e-commerce grand public. Il leur suffit de cliquer sur PAYER MAINTENANT pour accéder à votre portail et payer en tant qu'invités.

Discutez avec vos clients de leurs préférences de facturation. Les processus de comptes fournisseurs diffèrent d'un client à l'autre. Certains clients préfèrent recevoir une facture par article, tandis que d'autres ont besoin de factures groupées. 

Certains de vos clients peuvent disposer de systèmes de comptabilité fournisseurs mais la plupart d'entre eux disposent de logiciels de comptabilité. Si vous envoyez automatiquement des factures dans leur format préféré, vos clients vous paieront plus rapidement.

Facturez vos clients en utilisant la méthode qu'ils trouvent la plus pratique et vous serez payé plus rapidement. Évidemment, chaque client est différent.

Grandes entreprises

Les acheteurs importants disposent d'équipes fournies pour gérer les comptes fournisseurs et utilisent des plateformes sophistiquées pour cela. Ils demandent à leurs fournisseurs de les facturer directement via ces plateformes.

Si vous travaillez avec un de ces acheteurs, qui vous demande de le facturer via son portail AP, vous n'êtes pas seul dans ce cas de figure. L'adoption de la plateforme AP est en pleine croissance.

Il existe trois stratégies principales pour envoyer des factures à une plateforme de comptes fournisseurs : via une connexion informatique interne ou un fournisseur tiers.

Agrandir les rangs de votre équipe de saisie de données coûte cher. Mettre en place des connexions individuelles entre vos systèmes et le portail de comptabilité fournisseurs de votre client est un investissement important en termes de ressources informatiques, en plus de ne pas être une solution flexible. Un fournisseur tiers peut vous permettre de facturer automatiquement des dizaines de portails AP différents.

Entreprises de taille moyenne

Les équipes chargées des comptes fournisseurs des moyennes entreprises comptent entre 1 et 4 membres.

Elles apprécient généralement de recevoir des factures et d'effectuer des paiements via un portail en libre-service géré par leurs fournisseurs.

Petites entreprises

Les petits acheteurs peuvent ne pas disposer d'une équipe de comptes fournisseurs dédiée.

Ils ne s'approvisionnent pas régulièrement auprès de leurs fournisseurs et ne souhaitent pas forcément s'inscrire et gérer plusieurs comptes sur les différentes plateformes en libre-service utilisées par les fournisseurs. La facturation par e-mail avec la fonction de paiement intégrée représente pour eux une bonne solution de facturation électronique.

Vous avez certainement oublié que vous payez vos factures d'électricité et d'eau chaque mois parce que vous avez opté pour le prélèvement automatique et que vous n'avez donc rien à faire. Pourquoi ne pas apporter la même simplicité aux factures de votre entreprise ?

Selon le cabinet Deloitte, les entreprises centrées sur leurs clients sont 60 % plus rentables que celles qui priorisent d'autres aspects. La technologie a changé les attentes des consommateurs à tous points de vue. Et quand le parcours d'achat est fastidieux et difficile, les consommateurs vont voir ailleurs.

Malheureusement, de nombreuses entreprises du commerce B2B ne tiennent pas compte de cette tendance lorsqu'elles traitent les paiements de leurs clients. Envoyer les factures aux clients et traiter leurs paiements constituent des activités orientées client. Elles sont donc tout aussi essentielles pour le client que de parcourir votre inventaire ou de bénéficier d'un excellent service.

Dans le commerce B2B, nombre de fournisseurs ne disposent même pas d'un portail où les clients peuvent se connecter, consulter une facture ou l'historique de facturation, effectuer des paiements et signaler des litiges. Les clients sont alors contraints d'appeler le service facturation, à des heures précises (généralement, entre 9 h et 16 h) et avec des temps d'attente assez longs. Une procédure qui non seulement agace les clients, mais qui coûte également au fournisseur du temps et de l'argent.  Et si votre entreprise compte des clients récurrents, qui vous achètent fréquemment des produits ou services, cette procédure est d'autant plus vitale.

Il est possible d'amener vos clients à effectuer leurs paiements avec le sourire ! Et c'est une démarche qui vous coûtera d'ailleurs moins cher que vos méthodes actuelles de facturation. Pour en savoir plus, remplissez le formulaire et un spécialiste en facturation électronique vous contactera.