Il y a des choses, comme le processus de trésorerie, qu'on dit inévitables. Et les symptômes d'un processus dans la tourmente sont nombreux. Si vous gérez ce processus à l'ancienne, en faisant appel à plusieurs personnes pour numériser (parfois à plusieurs reprises) des avis de versement puis y saisir des données, il est temps d'envisager une nouvelle panoplie d'outils.
Installez-vous confortablement dans votre chaise de bureau et préparez-vous à recevoir de bonnes nouvelles… et d'autres moins bonnes. Si l'une des raisons suivantes vous semble familière, cela pourrait indiquer qu'il vous faut examiner de près votre processus de trésorerie. Toutefois, n'ayez crainte : à chaque problème, sa solution. Le plus important est de commencer par admettre que vous avez un problème. Allez-y, dites-le : mon processus de trésorerie doit être remanié.
Raison n° 1 : votre DSO est plus proche de votre poids que de votre pointure
Réfléchissez à ceci : même la personne possédant les plus grands pieds du monde serait heureuse d'avoir un DSO quasiment identique à sa pointure (taille US, évidemment). Au contraire, une personne pesant 50 kilos n'apprécierait pas de voir son DSO se rapprocher de son poids.
Automatiser davantage votre processus de trésorerie vous permettra de réduire votre DSO. Par quelle magie cela est-il possible, vous direz-vous ? Lorsque votre taux de rapprochement augmente, le temps que votre équipe passe chaque semaine à gérer les exceptions et à les appliquer aux factures des clients diminue. Ce n'est que de la logique. Même un enfant de 9 ans pourrait le comprendre.
Raison n° 2 : votre équipe de recouvrement a du mal à suivre les paiements
Vos clients ont peut-être déjà réglé leur dû… ou peut-être pas. Vous ne pouvez pas l'affirmer avec certitude ou du moins, non sans peine. Votre processus comptable est désordonné et votre délai moyen de recouvrement (DSO) est dans un état tel que vous ne savez pas de quelle manière les paiements atteignent votre compte (ni quand).
Ne serait-ce pas fantastique si vous n'aviez à faire appel à aucun agent de recouvrement ? Si tout fonctionnait si bien que vos clients trouveraient que le paiement de vos factures, même électroniquement, était un véritable jeu d'enfants ?
Cela ne fait plus aucun doute : il vous faut un nouveau système, car il est certain que vos clients ne supportent plus d'être contactés par vos agents de recouvrement, alors qu'ils se sont déjà acquittés de leurs paiements. Passer tout votre temps à calmer des clients grincheux n'est pas un business model conseillé.
Raison n° 3 : vous demandez à vos clients de prévoir des délais de validation de leur paiement toujours plus long
Ce point est lié à la raison n° 2. Toutefois, même si vous savez qu'un de vos clients a effectué son paiement, son délai de comptabilisation par la banque est plus qu'un inconvénient, puisqu'il affecte le chiffre d'affaires des deux parties.
Mettez-vous à la place de vos clients : si vous faites en sorte de payer vos créanciers en totalité et à temps et que votre comptabilité est maintenant désordonnée car ces derniers ont mis du temps à déposer leur chèque, cela pourrait ne pas vous plaire. Ne soyez donc pas surpris de recevoir plus tard des e-mails courts et peut-être même des avis de versement incomplets ; il n'y a rien de pire qu'un client bafoué.
Raison n° 4 : l'équipe de trésorerie se compose de nombreux opérateurs de saisie
Est-ce là ce que vous aviez en tête lorsque vous avez embauché ces personnes ? Pensiez-vous qu'elles passeraient leur temps à saisir des chiffres sur une calculatrice ? Il y a de fortes chances que vous ayez embauché ces personnes pour leurs compétences. Le moment est peut-être venu de les laisser utiliser leur matière grise, réfléchir de manière critique et réaliser ce pour quoi vous les avez embauchées. Elles pourront peut-être même vous apporter bien plus de valeur ajoutée…
Dans l'article So Happy Together, j'expliquais que le fait de réaffecter une personne d'une tâche abrutissante (faire de la saisie, par exemple) à un poste où elle pourra utiliser ses compétences et ses connaissances, garantirait une plus grande satisfaction professionnelle et une meilleure productivité. Libérez vos opérateurs de données !
Raison n° 5 : les tâches de votre équipe de trésorerie impliquent un tel volume de papier que vous envisagez d'acquérir une entreprise d'approvisionnement de papier
Enveloppes, chèques, avis de versement et factures… tant de papier utilisé !
(Si un arbre pleure dans la forêt et qu'il n'y a personne pour l'entendre, émet-il un son ?)
Si vous recevez des avis de versement électroniques, tant mieux pour vous : telle est la voie à suivre ! En revanche, si vous imprimez ces virements pour les saisir à nouveau, arrêtez tout. Vous gaspillez inutilement des arbres, du temps et des ressources humaines. Honnêtement, vous aurez très peu recours au papier si vous automatisez votre processus de trésorerie. Moral de l'histoire : dites adieu au papier.
Raison n° 6 : les frais de saisie des données liées aux lockbox constituent le poste le plus important pour votre budgétisation
Regardons les choses en face : lorsque vous essayez de vous battre avec votre banque et ses frais, ce n'est pas une bataille équitable. Vous ne jouez même pas dans la même catégorie. Elle fera tout ce qui est en son pouvoir pour vous battre et vous empêcher d'avancer, et réalisera même une prise de liane double. (Ne soyez pas en colère contre votre banque, elle ne fait que son travail.)
Alors, pour n'essuyer ni difficulté ni déception, ne négligez pas votre service des comptes clients, en particulier votre équipe de trésorerie. Nul besoin d'être redevable envers votre banque car vous n'avez pas besoin de ses services de saisie. Un workflow automatisé peut vous faire économiser beaucoup d'argent, même à court terme. Vous avez de la ressource, vous avez l'envie et vous pouvez aller plus vite que n'importe quelle banque. Alors serrez-vous la main, et que le match commence !
Raison n° 7 : l'équipe de trésorerie vit littéralement au bureau pendant les trois derniers jours précédant la clôture de fin de mois
Elle se sent menacée. Elle croule sous le travail. Les familles des employés se demandent qui ils sont (lorsqu'ils prennent la peine de rentrer chez eux), se baladant chez eux d'un air hébété. Vos employés veulent faire ce qui est juste pour vous, pour leur poste et pour l'entreprise. Mais passer des heures effrénées à consommer de la caféine et des pizzas à la fin du mois à essayer de rapprocher les avis de versement aux paiements, à gérer les exceptions et les paiements partiels, et qui sait quoi d'autre, est une perte inutile de temps et d'argent pour tout le monde.
L'automatisation peut se charger de tout cela, afin que vous puissiez passer votre temps à organiser une fête de fin de mois. N'attendez pas une minute de plus pour renvoyer chez eux vos employés.
Conclusion
Vous voyez un fil conducteur entre ces sept raisons ? Vous n'avez pas tort : il existe une meilleure façon de faire. Si vous vous reconnaissez dans l'un de ces scénarios, envisagez d'automatiser votre processus de trésorerie. Découvrez comment certaines personnes réduisent la quantité de ressources qui entrent dans leurs processus et, en parallèle, leur DSO.
J'ai foi en vous. Quand les choses se compliquent, les choses se compliquent. Mais souvenez-vous qu'il y a toujours une lumière au bout du tunnel et, lorsque vous automatisez votre processus de trésorerie, que de chaque malheur peut naître un bonheur…
« Rien n'est plus trompeur qu'un fait évident » — Arthur Conan Doyle