Die Zeit vergeht wie im Flug und wartet auf niemanden — und schon gar nicht auf einen Zahlungsabgleich-Prozess. Es gibt viele Symptome eines fehlerhaften Zahlungsabgleich-Prozesses. Wenn Sie diesen Prozess auf die altmodische Art und Weise mit vielen engagierten Mitarbeitern verwalten, die Überweisungen scannen (und manchmal erneut scannen) und dann die Daten eingeben, ist es an der Zeit, eine neue Trickkiste in Betracht zu ziehen.
Machen Sie es sich also bequem und hören Sie gut zu. Wenn Ihnen einer der folgenden Gründe bekannt vorkommt, könnte dies ein Hinweis darauf sein, dass Sie Ihren Prozess zur Bargeldbeantragung gründlich überdenken sollten. Aber keine Angst, das Problem kann behoben werden. Zunächst müssen Sie sich eingestehen, dass Sie ein Problem haben. Nur zu, sagen Sie es: Mein Zahlungsabgleih-Prozess muss überarbeitet werden.
Nr. 1: Die Ziffer der Forderungslaufzeiten liegt näher an Ihrem Gewicht als an Ihrer Schuhgröße
Bedenken Sie Folgendes: Selbst der Mann mit den größten Füßen der Welt würde sich über eine herausragende Zahl von Forderungslaufzeitenfreuen, die in etwa seiner Schuhgröße entspricht. Und ein achtjähriges Mädchen, das 50 Pfund wiegt, wäre - oh mein Gott! - beschämt, wenn es sehen würde, dass sich ihre Forderungslaufzeiten ihrem Gewicht annähert (als ob das passieren würde!).
Lassen wir den Aspekt der Gesetze zur Kinderarbeit einmal außer Acht. die Umstellung Ihres Zahlungsabgleichsverfahrens auf einen höheren Automatisierungsgrad wird den Nebeneffekt haben, dass Ihre Forderungslaufzeiten sinkt. Warum? Wenn Ihre Abgleichsquote steigt, sinkt die Zeit, die Ihr Team wöchentlich mit der Verwaltung von Ausnahmen und der Bearbeitung von Kundenrechnungen verbringt. Das ist eine einfache Logik. Selbst ein Drittklässler kommt zu diesem Ergebnis.
Nr. 2: Ihr Forderungsmanagement-Team hört immer wieder „Das habe ich schon bezahlt …“
Vielleicht hat Ihr Kunde bezahlt … und vielleicht auch nicht. Sie können es nicht mit Sicherheit wissen – zumindest nicht auf den ersten Blick. Ihre Buchhaltung ist ein einziges Chaos, und Ihre Forderungslaufzeiten ist so hoch, dass Sie nicht einmal wissen, wie das Geld auf Ihr Bankkonto kommt (geschweige denn, wann).
Wäre es nicht toll, wenn man gar keine Forderungsmanagement-Sachbearbeiter bräuchte? Wenn alles so reibungslos und effizient ablaufen würde, dass es für Ihre Kunden ein Kinderspiel und ein Vergnügen ist, Ihre Rechnungen - sogar elektronisch - zu bezahlen?
Sie brauchen auf jeden Fall ein besseres System, denn Ihre Kunden haben es garantiert satt, von Ihren Forderungsmanagement-Sacharbeitern zu hören, nachdem sie bezahlt haben - oder werden es bald satt haben. Die ganze Zeit damit zu verbringen, mürrische Kunden zu beruhigen, ist kein empfehlenswertes Geschäftsmodell.
Nr. 3: Sie sagen Ihren Kunden, dass sie immer längere Zeiträume für die Buchung ihrer Zahlung einplanen sollen
Dies hängt mit Grund Nr. 2 zusammen, aber selbst wenn Sie wissen, dass jemand gezahlt hat, ist es für Ihre Kunden mehr als nur unangenehm, wenn die Zahlung lange braucht, bis sie bei der Bank eingegangen ist – es wirkt sich auf den Gewinn beider Parteien aus.
Versetzen Sie sich in die Lage Ihrer Kunden: Sie haben sichergestellt, dass Sie alles vollständig und pünktlich bezahlt haben, und Ihre Buchhaltung ist trotzdem total durcheinandergeraten, weil die andere Seite ewig gebraucht hat, diesen Scheck einzureichen – Sie würden sich wirklich ärgern. Seien Sie also nicht überrascht, wenn Sie beim nächsten Mal knappe E-Mails und vielleicht sogar unvollständige Überweisungen erhalten – Schlimmer als Höllenglut brennt verschmähter Kunden Wut.
Nr. 4: Ihr Zahlungsabgleich-Team besteht aus Datenerfassern in Vollzeit
Hatten Sie das im Sinn, als Sie diese Mitarbeiter eingestellt haben? Dass sie ihre Zeit damit verbringen würden, den ganzen Tag lang Zahlen einzutippen? Wahrscheinlich haben Sie diese Menschen aufgrund ihrer Intelligenz eingestellt. Vielleicht wäre es nun an der Zeit, sie diese Intelligenz nutzen zu lassen, etwas kritisch zu denken und echte Arbeit zu leisten. Sie können bestimmt Aufgaben mit etwas mehr Mehrwert erledigen ...
In dem Beitrag So Happy Together habe ich darüber gesprochen, wie es die Zufriedenheit am Arbeitsplatz und die Produktivität erhöhen kann, wenn man Menschen aus einem sinnlosen Job (z. B. Daten eintippen) herausholt und woanders einsetzt, wo sie ihre Fähigkeiten und Fertigkeiten nutzen können. Befreien Sie die Datenerfasser!
Nr. 5: Die Zahlungsabgleich-Abteilung ist so papierlastig, dass Sie erwägen, ein Papierversorgungsunternehmen zu erwerben
Die Umschläge ... die Schecks ... die Überweisungen ... die Rechnungen ... Mit anderen Worten, ALL DAS PAPIER.
(Wenn ein Baum im Wald weint und niemand da ist, um ihn zu hören, macht er dann ein Geräusch?)
Wenn Sie elektronische Überweisungen erhalten, gut für Sie – das ist der Weg der Zukunft! Wenn Sie diese Überweisungen ausdrucken und dann neu eingeben, hören Sie damit auf! Sie verschwenden unnötig Bäume, Zeit und Mitarbeiterressourcen. Ganz ehrlich, wenn Sie Ihren Zahlungsabgleich-Prozess automatisieren, wird kaum Papier benötigt. Schlagen Sie also also bitte den Weg in Richtung papierloser Abläufe ein.
Nr. 6: Die Gebühren für die Lockbox-Dateneingabe sind der teuerste Posten Ihres Dienstleistungsbudgets
Sehen Sie es doch ein: Wenn Sie versuchen, mit Ihrer Bank und deren Gebühren zu ringen, ist das kein fairer Kampf; Sie sind nicht einmal in deren Gewichtsklasse. Sie wird tun, was sie kann, um Sie in die Knie zu zwingen, Sie in den Schwitzkasten zu stecken und Sie sogar einen Leberhaken einstecken lassen. (Nehmen Sie es der Bank nicht übel – das ist ihr Job.)
Also, um Ihre Klamotten und Ihren Stolz intakt zu halten und Ihre Debitorenbuchhaltungsabteilung nicht zu vernachlässigen, insbesondere Ihre Leute für Zahlungsabgleiche. Sie müssen nicht an die Bank gebunden sein, da Sie ihre Datenerfassungsdienste nicht benötigen. Ein automatisierter Arbeitsablauf kann Ihnen sogar kurzfristig viel Geld sparen. Sie sind fit, Sie sind rauflustig und Sie können sich schneller bewegen als jede Bank. Also, Hände schütteln und … ab in den Ring!
Nr. 7: Die Mitarbeiter des Zahlungsableich-Teams leben während Ihres dreitägigen Monatsabschlusses ganz ins Büro
Sie fühlen sich bedroht. Sie fühlen sich überlastet. Ihre Familien fragen sich, wer sie sind (wenn sie sich überhaupt die Mühe machen, mal nach Hause zu gehen), wandern mit teigigen Gesichtern durch das Haus … Ihre Mitarbeiter wollen es Ihnen, ihrem Job und dem Unternehmen recht machen. Aber am Monatsende hektische Stunden voller Koffein und Pizza damit zu verbringen, Überweisungen und Zahlungen abzugleichen, Ausnahmen und Minderzahlungen zu bearbeiten und wer weiß, was noch alles, ist ein unnötiger Zeit- und Geldfresser.
Die Automatisierung übernimmt dies, sodass Sie stattdessen eine Monatsabschluss-Party veranstalten können. Schicken Sie diese Leute bitte nach Hause, okay?
Abschließende Gedanken
Sehen Sie einen roten Faden, der sich durch die sieben oben genannten Gründe zieht? Richtig: Es gibt einen besseren Weg. Wenn Sie eines dieser Szenarien erkennen, sollten Sie erwägen, Ihren Zahlungsabgleich-Prozess zu automatisieren. Erfahren Sie mehr darüber, wie einige Leute die Ressourcen reduzieren, die in ihre Prozesse fließen, und gleichzeitig ihre Forderungslaufzeiten senken.
Ich habe Vertrauen in Sie. Wenn es hart auf hart geht, heißt es hart rangehen. Und machen Sie sich keine Sorgen – vor der Morgendämmerung ist es immer am dunkelsten. Und übrigens: Wenn Sie Ihren Zahlungsabgleich-Prozess automatisieren, denken Sie daran: In allem Schlechten liegt das Gute im Ansatz schon verborgen ...
„Nichts ist trügerischer als eine offensichtliche Tatsache.“ — Arthur Conan Doyle