Ein Leitfaden zur Auswahl der besten B2B-Zahlungs­netz­werklösung

Geht es bei Ihrem Debitorenbuchhaltungsteam (Accounts Receivable, AR) drunter und drüber? Dann steckt Ihre AR-Abteilung vermutlich in zeitraubenden und langwierigen manuellen Prozessen fest. 

Um, wie man so schön sagt, „den Kunden dort abzuholen, wo er ist“, haben sich viele Unternehmen sämtlicher Branchen inzwischen auf die Kundenwünsche eingestellt und bieten alle nur erdenklichen Zahlungsoptionen an. Dazu gehören Schecks in Papierform, ACH, Kreditkartenzahlungen per E-Mail, virtuelle Kreditkarten oder – und das ist für Sie das wohl aufwendigste Verfahren – die Verwendung von Portalen für die Kreditorenbuchhaltung (Accounts Payable, AP). Jede Zahlungsoption bringt jeweils besondere Anforderungen und Arbeitsschritte mit sich, die erfüllt werden müssen.  

Die digitale B2B-Zahlungslandschaft entwickelt sich stetig weiter: Es wird ein enormes Wachstum erwartet, das mindestens bis 2030 anhalten soll. Das heißt, dass Sie mit steigenden Anforderungen an Ihre AR-Mitarbeiter und -Systeme rechnen können. Da ist es kein Wunder, dass Führungskräfte aus dem Finance-Bereich nach der bestmöglichen B2B-Zahlungsnetzwerklösung für ihr Unternehmen suchen.

Ein AR-Team muss sich mit allen oben genannten Faktoren auseinandersetzen – und zwar gleichzeitig. Das bedeutet eine Menge Verwaltungsaufwand. Wenn Ihr Team also noch immer mit traditionellen, händischen Verfahren arbeitet, sind Engpässe, Stress und Fehler vorprogrammiert.

Für AR-Manager und Ihre Teams gibt es einige Hürden zu überwinden. Vielleicht haben sie sich über Jahre hinweg nach und nach an die Zahlungsanforderungen ihrer Kunden angepasst. Aber es ist nicht einfach, sich ein klares Bild davon zu verschaffen, wie sich diese vielen kleinen Veränderungen im Gesamten auf das Geschäftsergebnis auswirken – ob KMU oder Großunternehmen. Das folgende „Dirty Dozen“ von sich anhäufenden Kosten und Risiken kann die Performance Ihres Unternehmens negativ beeinflussen:

1. Verzögerungen bei der Bearbeitung und Abstimmung von Schecks in Papierform und damit verbundene Personalkosten
2. Unpraktische physische Schließfächer
3. Kosten und Verzögerungen durch zeitraubendes Öffnen einzelner E-Mails
4. Burnout Ihrer Mitarbeiter durch monotone manuelle Aufgaben, die Ihrem Team über den Kopf wachsen
5. Beschwerden beim Kundendienst und Reputationsschäden
6. Einstellung auf jedes einzelne Accounts-Payable-Portal
7. PCI-Probleme bei der Annahme von Kreditkartenzahlungen
8. Kosten für Interbankenentgelte
9. Das Führen (und sichere Verwalten) mehrerer Konten und Passwörter
10. Menschliche Fehler, die durch die oben genannten Punkte provoziert werden
11. Datensicherheitslücken
12. Langsamer Zahlungseingang, unabhängig von der Zahlungsart

Die Quintessenz: Es ist teuer, Ihre Kunden „dort abzuholen, wo sie sind“, wenn Sie kein passgenaues B2B-Zahlungsnetzwerk verwenden – und es wird mit der Zeit nur noch teurer werden. Genau deshalb brauchen Sie die optimale B2B-Zahlungsnetzwerklösung, die Ihre Kosten senkt.

Basierend auf den Erkenntnissen von mehreren aktuellen Kunden, die wir in unseren ROI-Rechner einfließen lassen, gehen wir davon aus, dass Benutzer von Zahlungsnetzwerken, die 750 Rechnungen in AP-Portale hochladen und 650 virtuelle Kartenzahlungen sowie 450 ACH-Zahlungen pro Monat verarbeiten, einen ROI von über 300 % erzielen können.

Es ist wichtig, dass Sie verstehen, wie sich Ihre aktuellen AP-Prozesse auf Ihr Unternehmen auswirken. Wenn Sie sich einen Überblick über den aktuellen Stand der Dinge verschaffen möchten, ist die Durchführung formeller oder informeller Audits dieser Prozesse ein guter Ausgangspunkt. Und das Beste daran? Durch die Einbeziehung von Mitarbeitern aus den Abteilungen AR, Finanzen und Vertrieb sowie aus der Führungsriege können Sie das Verständnis verschiedener Unternehmensbereiche untereinander stärken und die Zusammenarbeit in funktionsübergreifenden Teams fördern. 

Ein Audit kann auch den Grundstein für die Implementierung einer modernen digitalen Zahlungsnetzwerklösung legen, die von allen Beteiligten angenommen wird, weil sie messbare – und in der Regel unmittelbare – Vorteile für Mitarbeiter und Kunden gleichermaßen bringt und sich obendrein noch positiv auf das Geschäftsergebnis auswirkt.

Wie sollte ein solcher Audit aussehen?

• Fragen Sie Ihr AR-Team, wo es am meisten hakt.
• Holen Sie sich Feedback Ihrer Kunden ein, entweder indirekt über Ihr Vertriebsteam oder indem Sie Kunden direkt fragen.
• Dokumentieren Sie die Stunden, die Ihr AR-Team für manuelle Aufgaben aufwendet.
• Ermitteln Sie, wie viele Ihrer Kunden bestimmte Zahlungsoptionen nutzen:
  • Scheck
  • ACH
  • Kreditkartendaten in E-Mails
  • AP-Portale
• Setzen Sie messbare Ziele für Leistungsverbesserungen.

Finanzteams und Unternehmen, die die Vorteile der Modernisierung erkannt haben und sich der Kosten und Gefahren bewusst sind, die mit dem Festhalten an veralteten AR-Systemen verbunden sind, wenden sich digitalen Zahlungsnetzwerklösungen zu. 

Nach welchen Kriterien sollten Sie eine Zahlungsnetzwerklösung bewerten? Angenommen, Sie arbeiten in einem großen Unternehmen. In diesem Fall sollten Sie nach einer globalen, hochmodernen Lösung suchen, die aktuelle Herausforderungen bewältigen kann und als Wachstumsfaktor für Ihr Unternehmen dient, indem sie es Ihnen ermöglicht, Ihre Debitorenbuchhaltung schnell und effizient an mehrere Regionen, Portale und Kunden anzupassen.

Hier sind die wichtigsten Fragen, die Sie sich bei der Bewertung einer potenziellen Zahlungsnetzwerklösung stellen sollten:

• Ermöglicht die Lösung Ihnen, Rechnungen in Hunderten von AP-Portalen zu stellen?
• Arbeitet der Anbieter Ihrer Lösung mit vielen Zahlungsanbietern zusammen, einschließlich Kartenausstellern?
• Bietet die Lösung ein integriertes digitales Schließfach?
• Kann sie mit einem bewährten Kundensupport aufwarten, der sich auf Ihren Geschäftserfolg konzentriert?
• Bietet sie eine außergewöhnliche Geschwindigkeit und eine einfache Implementierung?
• Verbessert sie die PCI-Compliance?
• Verkürzt sie Ihre Forderungslaufzeit (DSO)?
• Minimiert sie Auseinandersetzungen?
• Hilft sie Ihnen, die mühselige händische Dateneingabe deutlich zu reduzieren?
• Ermöglicht sie Unternehmenswachstum, ohne dass zusätzliches Personal eingestellt werden muss, und können Sie ihre Mitarbeiter für strategisch sinnvollere Aufgaben einsetzen?
• Gewährt sie Ihnen einen einfachen Zugang zur globalen Welt des B2B-Zahlungsverkehrs und des Bankings, sodass Sie ihr Geschäft ausbauen und Ihre Reichweite erhöhen können?

Es mag auf den ersten Blick so aussehen, als könne es eine Lösung, die alle Kriterien erfüllt, nicht geben – das Einhorn unter den Zahlungsnetzwerksystemen. Aber das stimmt nicht. Es gibt sie: die beste B2B-Zahlungsnetzwerklösung auf dem Markt.

Die Order-to-Cash-Funktionalität von Business Payments Network,  der Lösung von Billtrust, bezieht alle Käufer und Dritte mit ein, die mit dem AR-Team interagieren. Mit BPN von Billtrust erreichen Sie beispiellose Ergebnisse in Ihrem digitalen Zahlungsverkehr, denn unsere Lösung vereinfacht und beschleunigt B2B-Zahlungen drastisch. Außerdem wird Ihr AR-Team entlastet und kann sich auf produktivere Aufgaben konzentrieren, z. B. auf die Klärung strittiger Rechnungen, die Beschleunigung von Zahlungen und die Reduzierung der Forderungslaufzeiten.

Erfahren Sie, warum Debitorenbuchhaltungsteams wie das Ihre sich für BPN entschieden haben und wie sie BNP nutzen, um Hunderttausende von B2B-Rechnungen an über 200 verschiedene AP-Portale schicken. Sie müssen kein Billtrust-Kunde sein, um von BPN zu profitieren, denn es lässt sich in jede AR-Plattform integrieren. Wenn Sie sich aus kostspieligen und frustrierenden veralteten AR-Prozessen befreien wollen, ist Business Payments Network ein wichtiger Eckpfeiler.