5 manieren waarop software voor debiteurenbeheer distributeurs een concurrentievoordeel kan geven

"Zal deze technologie onze organisatie echt een concurrentievoordeel opleveren?"

Dat is de grote vraag die de CEO en CFO van elk distributiebedrijf probeert te beantwoorden telkens wanneer zij voor een aankoopbeslissing staan. Aan de ene kant kan technologie problemen oplossen, maar het is ook duur. Middelen moeten worden ingezet en getraind, en in een sector waar de marges flinterdun zijn - kan het moeilijk zijn om het onmiddellijke rendement te zien. De aanschaf van de verkeerde technologie kan een verwoestend effect hebben op de productiviteit van de werknemers en op het bedrijfsresultaat. Dus hoe weet een besluitvormer welke oplossing voor debiteurenbeheer hij nodig heeft en hoe kiest hij de juiste? En vooral, hoe kan de juiste technologie jouw distributiebedrijven helpen om de concurrentie voor te blijven?

Wij hebben met veel distributiebedrijven samengewerkt om hen te helpen processen te automatiseren en problemen op te lossen. Wij hebben vijf belangrijke gebieden geïdentificeerd waar automatisering van de debiteurenadministratie de grootste impact kan hebben.

Binnen debiteurenbeheer beginnen niet-standaard facturerings- en betalingsvereisten steeds meer tijd in beslag te nemen. Of het nu gaat om klanten die alternatieve afleveringsopties voor facturen eisen, tijdrovende betalingsverwerking en handmatige toepassing van contant geld - tot het omgaan met korte betalingen, inhoudingen en kredieten. Dit alles kost tijd en mankracht. Je hele cashflow berust op hoe snel jouw team facturen kan versturen en betaald kan krijgen.

In een sector waar driekwart van de kosten opgaat aan het betalen van werknemerssalarissen en uitkeringen, wil je het proces niet versnellen door simpelweg meer mensen aan te nemen om het werk handmatig af te handelen. Geautomatiseerde aflevering van facturen, online, self-service EIPP-portalen en intelligente cash app-oplossingen kunnen het hele proces versnellen, zodat je bestaande team zich kan bezighouden met belangrijkere, strategische taken.

Door de recente postverhoging proberen bedrijven in alle sectoren de kosten voor het verzenden van facturen te drukken. Maar voor distributeurs die zich zorgen maken over hun toch al kleine marges, kunnen onverwachte tariefverhogingen zoals deze een groot probleem zijn. Oplossingen voor elektronische facturering en betaling zijn een kostenefficiënte manier om de uitgaven per factuur drastisch te verlagen.

Het is belangrijk te onthouden dat je de kosten alleen laag kunt houden met echte automatisering. Wij hebben organisaties gezien die hun eigen oplossing voor elektronische facturering hebben gecreëerd door facturen intern af te drukken, handmatig te scannen en vervolgens rechtstreeks naar klanten te e-mailen. Dit is niet alleen inefficiënt, het vermindert ook de papierkosten niet of het aantal middelen dat nodig is om de facturen de deur uit te krijgen.

Technologie lijkt misschien kil en onpersoonlijk, maar het is juist de sleutel tot een uitstekende klantervaring. Er zijn veel distributiekeuzes voor fabrikanten en kopers, en de service die je biedt zal je onderscheiden van de massa. Klanten willen flexibele opties om hun facturen snel en veilig te ontvangen en te betalen, en willen op elk moment van de dag of nacht antwoord op hun vragen krijgen.

Met de juiste technologische oplossingen voor debiteurenbeheer hoeft jouw team niet alleen minder handmatig werk te verrichten, maar kan je bedrijf ook uitbreiden zonder dat de werklast toeneemt. Door automatisering kan je nieuwe klanten toevoegen zonder de oude te verwaarlozen.

Wanneer de marges klein zijn, kan elke tiende van een procentpunt aan creditcardkosten oplopen tot duizenden dollars aan gederfde inkomsten. De enige manier om een evenwicht te vinden tussen het bieden van de gewenste ervaring aan je klanten en de kostenbesparingen die nodig zijn, is het onderzoeken van geautomatiseerde oplossingen die de verwerkingskosten kunnen verlagen door middel van effectieve, kostenbesparende technieken zoals creditcardverwerking van Level 3.

Het belangrijkste element om de concurrentie voor te blijven is het nemen van strategische beslissingen die je in staat stellen te groeien, nieuwe klanten, bedrijven en producten te verwerven en tegelijkertijd het geld binnen te laten stromen. De enige manier om deze beslissingen met succes te nemen, is te beschikken over nauwkeurige, real-time en historische gegevens.

De juiste geautomatiseerde oplossing voor debiteurenbeheer geeft je toegang tot gegevens waarmee je belangrijke vragen kunt stellen en snel antwoorden kunt krijgen:

• Wie zijn jouw duurste klanten voor papieren facturen?
• Welke vestiging verbruikt het meeste papier? Welke is het beste in het omzetten van klanten naar elektronische facturering?
• Wat is mijn elektronische "days sales outstanding" (DSO)? Hoe is het maand na maand verbeterd?
• Hoeveel online betalingen worden er gedaan via de telefoon vs. het online portaal?
• Hoe kunnen we klanten overzetten naar ons beveiligde portaal?

Als je toegang hebt tot gegevens die je kunnen helpen strategieën en tactieken te ontwikkelen om de kosten te verlagen, zal jouw bedrijf beter bestand zijn tegen economische dalingen en hevige concurrentie. Als financieel manager, IT-directeur of leidinggevende is het je taak om je CEO te laten zien dat de juiste software en technologie waarde heeft wanneer deze niet alleen bespaart op debiteurenkosten, maar ook cashlekken kan opsporen en de cashflow kan verhogen.