5 façons dont la technologie de gestion des créances peut donner aux distributeurs un avantage concurrentiel

« Cette technologie donnera-t-elle vraiment à notre organisation un avantage concurrentiel ? »

C'est la grande question à laquelle le PDG et le directeur financier de chaque société de distribution tentent de répondre chaque fois qu'ils sont confrontés à une décision d'achat. D'une part, la technologie peut résoudre des problèmes, mais elle est aussi coûteuse. Les ressources doivent être formées, et dans une industrie où les marges sont très minces, il peut être difficile d'en voir les bénéfices immédiats. L'achat d'une mauvaise technologie peut avoir un effet dévastateur sur la productivité des employés et les résultats. Alors, comment un décideur peut-il savoir de quelle technologie de gestion des créances il a besoin et choisir la bonne ? Et surtout, comment la bonne technologie peut-elle aider vos entreprises de distribution à garder une longueur d'avance sur la concurrence ?

Après avoir travaillé avec de nombreuses entreprises de distribution pour les aider à automatiser leurs processus et à résoudre leurs problèmes, nous avons identifié cinq domaines clés dans lesquels l'automatisation de la gestion des créances peut avoir le plus grand impact.

Dans le domaine de la gestion des créances, les exigences de facturation et de paiement non standard commencent à prendre de plus en plus de temps. Qu'il s'agisse de clients exigeant d'autres options de livraison de factures, d'un traitement des paiements qui prend du temps, d'une trésorerie manuelle ou de la gestion des paiements courts, des déductions et des crédits. Tout cela demande du temps et des ressources. Tout votre flux de trésorerie repose sur la rapidité avec laquelle votre équipe peut envoyer des factures et être payée.

Dans un secteur où les trois quarts des coûts sont consacrés aux salaires et aux avantages sociaux des employés, vous ne voulez pas accélérer le processus en embauchant simplement plus de personnes pour effectuer le travail manuellement. La facturation automatisée, les portails EIPP en ligne et en libre-service et les solutions intelligentes de trésorerie peuvent accélérer l'ensemble du processus, permettant ainsi à votre équipe existante de se consacrer à des tâches plus importantes et stratégiques.

La récente augmentation des frais postaux a poussé les entreprises de tous les secteurs à se démener pour réduire les coûts d'envoi des factures. Mais pour les distributeurs qui s'inquiètent de leurs marges déjà minces, des augmentations de frais inattendues comme celle-ci peuvent constituer un gros problème. Les solutions de facturation et de paiement électroniques sont un moyen rentable de réduire considérablement le montant que vous dépenserez par facture.

Il est important de se rappeler que seule une véritable automatisation permet de réduire les coûts. Nous avons vu des organisations qui ont créé leur propre solution de facturation électronique en imprimant des factures en interne, en les numérisant manuellement, puis en les envoyant directement par e-mail aux clients. Non seulement cette méthode est peu efficace, mais elle ne réduit pas vos coûts de papier ni le nombre de ressources nécessaires à l'envoi des factures.

La technologie peut sembler froide et impersonnelle, mais elle est en fait la clé pour offrir une expérience client exceptionnelle. Les fabricants et les acheteurs ont l'embarras du choix en matière de distribution, et c'est le service que vous offrez qui vous permettra de vous démarquer. Les clients veulent disposer d'options flexibles pour recevoir et payer leurs factures rapidement et en toute sécurité, et obtenir des réponses à leurs questions à toute heure du jour ou de la nuit.

Les bonnes solutions technologiques de gestion des créances ne se contenteront pas de réduire le travail manuel de votre équipe, elles permettront à votre entreprise de se développer sans augmenter cette charge de travail. En utilisant l'automatisation, vous pouvez ajouter de nouveaux clients sans négliger les anciens.

Lorsque les marges sont minces, chaque dixième de point de pourcentage de frais de carte de crédit peut représenter des milliers de dollars de perte de revenus. La seule façon de trouver un équilibre entre l'expérience que vous offrez à vos clients et les économies dont vous avez besoin est d'explorer des solutions automatisées qui peuvent réduire ces frais de traitement grâce à des techniques efficaces et économiques telles que le traitement des cartes de crédit de niveau 3.

L'élément le plus important pour rester en tête de la concurrence consiste à prendre des décisions stratégiques qui vous permettent de vous développer, d'acquérir de nouveaux clients, de nouvelles entreprises et de nouveaux produits tout en continuant à faire rentrer de l'argent. La seule façon de prendre ces décisions avec succès est de disposer de données précises, en temps réel et historiques, à portée de main.

La bonne solution automatisée de gestion des créances vous donnera accès à des données qui vous permettront de poser des questions importantes et d'obtenir des réponses rapidement :

• Quels clients utilisant des factures papier sont les plus chers pour vous ?
• Quelle filiale consomme le plus de papier ? Laquelle est la plus apte à convertir les clients à la facturation électronique ?
• Quel est mon délai moyen de recouvrement des créances (DSO) électroniques ? Comment s'est-il amélioré d'un mois sur l'autre ?
• Combien de paiements en ligne sont effectués par téléphone par rapport au portail en ligne ?
• Comment pouvons-nous faire passer les clients vers notre portail sécurisé ?

En ayant accès à des données qui peuvent vous aider à créer des stratégies et des tactiques pour réduire les coûts, votre entreprise pourra survivre aux creux de l'économie ainsi qu'à une concurrence intense. En tant que directeur financier, directeur informatique ou cadre, il vous incombe de montrer à votre PDG que le bon logiciel et la bonne technologie ont de la valeur lorsqu'ils permettent non seulement de réduire les coûts des gestion des créances, mais aussi d'identifier les fuites de trésorerie et d'augmenter le flux de trésorerie.