vier verborgen kosten van verouderde account receivable technologie

Deze blogpost en de bijbehorende URL zijn bijgewerkt op 29 april 2024. Bekijk de nieuwste versie voor verbeterde details en nieuwe inzichten.

In de snelle zakenwereld van vandaag blijven succesvolle bedrijven op de ontwikkelingen voorlopen. Terwijl financiële teams worstelen met de steeds veranderende eisen van het digitale tijdperk, springt er één AR-technologie uit op het vlak van efficiëntie: AR-automatisering. Van het stroomlijnen van factureringsprocessen tot het optimaliseren van de cashflow is automatiseringssoftware voor debiteuren een pijler geworden op moderne financiële afdelingen. Het stelt organisaties in staat om de productiviteit te maximaliseren en de kosten te minimaliseren.

In deze uitgebreide gids verkennen we de wereld van AR-technologie, de talloze voordelen, best practices en kritische overwegingen voor implementatie. Door de days sales outstanding (DSO) te verlagen en de klanttevredenheid te verbeteren kan AR-automatisering jouw financiële afdeling veranderen van een kostenpost naar een strategische aanwinst.

Laten we dus de toekomst van finance ingaan met AR-automatiseringstechnologie voorop als vertrouwde assistent.

Wat is AR-automatisering en hoe verandert het je traditionele debiteurenproces?

AR-automatisering is een suite van geavanceerde softwareoplossingen die ontworpen zijn om elk aspect van de levenscyclus van debiteuren te stroomlijnen.

Door gebruik te maken van geavanceerde AR-technologie, zoals AI en geautomatiseerde robotprocessen, regelt de AR-automatiseringssoftware de handmatige taken, versnelt het de levering van facturen en verbetert het de nauwkeurigheid van de betalingsverwerking. Een echte game-changer voor financiële teams, die hierdoor hun aandacht kunnen verleggen van vervelende administratieve taken naar strategische initiatieven die de bedrijfsgroei stimuleren.

Inzicht in de workflow van het debiteurenproces (AR) is cruciaal voor het handhaven van een gezonde order-to-cash cyclus, cashflow en efficiënte financiële activiteiten binnen elke organisatie.

De workflow van het AR-proces draait om het beheer van facturen, betalingen en klantinteracties vanaf het moment dat een verkoop wordt gedaan totdat de betaling is ontvangen.

De workflow begint meestal met het genereren en distribueren van klantenfacturen voor geleverde goederen of diensten. Deze stap is natuurlijk belangrijk omdat hiermee de factureringscyclus begint en de transactie wordt vastgelegd.

Zodra de facturen zijn verstuurd, begint de volgende fase: het bijhouden en controleren van de betaalstatus. Daarin worden achterstallige betalingen opgevolgd, betalingen en facturen afgestemd en eventuele discrepanties of problemen opgelost.

Bovendien regelt de AR-procesworkflow ook de klantcommunicatie wat betreft betalingsherinneringen, vragen en geschillen. Effectieve communicatie is dus zeer belangrijk voor het onderhouden van positieve relaties met klanten en voor tijdige betalingen.

Daarnaast kan de workflow bestaan uit het implementeren van strategieën om de cashflow te optimaliseren, zoals korting aanbieden bij vroege betaling of betalingsplannen opstellen voor grotere facturen. Een goed gedefinieerde en efficiënte AR-procesworkflow is essentieel om de inkomsten te maximaliseren en het totaalbedrag aan uitstaand geld zoveel mogelijk te verlagen.

Bij het onderzoek naar de verborgen kosten van verouderde AR-technologie komen allerlei ongeziene uitdagingen naar voren.

Het is ouderwets om facturen intern af te drukken of complexe papieren cheques (in de VS) te verwerken. Dat soort verouderde AR-processen kunnen een aanzienlijke impact hebben op de operationele efficiëntie en financiële resultaten. De vooruitgang in de AR-automatiseringstechnologie biedt echter hoop en een oplossing om processen te stroomlijnen en deze verborgen kosten te beperken.

Door de verborgen kosten van verouderde AR-technologie in kaart te brengen, kunnen financiële leiders waardevolle inzichten krijgen om strategische besluitvorming te stimuleren en de financiële activiteiten te optimaliseren.

Verborgen kosten #1: facturen in eigen beheer printen

Facturen in-house afdrukken lijkt misschien een conventionele aanpak, maar vergeet niet om de onderliggende kosten in overweging te nemen. Dingen als papier, printerinkt en enveloppen moeten steeds aangevuld worden, waardoor de operationele kosten toenemen. Bovendien kan de onvoorspelbaarheid van machineonderhoud voor verdere vertragingen zorgen.

Er bestaat echter een oplossing om dit proces effectief te stroomlijnen: AR-automatiseringstechnologie. Deze geavanceerde software biedt een reeks functies om factureringsuitdagingen efficiënt aan te pakken.

AR-software neemt handmatig werk weg en vermindert de zorgen rond verzending door taken zoals de levering van facturen en de overgang naar e-facturatie (elektronische facturatie) te automatiseren. Door te kiezen voor AR-automatisering kan je de efficiëntie van deze afdeling aanzienlijk verbeteren, de workflow optimaliseren en operationele uitmuntendheid bereiken.

Verborgen kosten #2: verouderde klantenservice

In het hypercompetitieve zakelijke landschap van vandaag is het belangrijker dan ooit om uitzonderlijke klantenservice te bieden. Als je echter blijft vasthouden aan verouderde hulpmiddelen en processen binnen de debiteurenafdeling (AR), beperkt dat mogelijks het vermogen om aan de verwachtingen van de klant te voldoen en de tevredenheid op peil te houden. In een tijdperk waarin klanten probleemloze interacties en bliksemsnelle oplostijden verwachten, moet je hieraan voldoen als je goede zaken wilt blijven doen en jouw reputatie wenst te behouden.

Voor CFO's, AR Managers en VP's Finance gaan de gevolgen van verouderde klantenservicetools verder dan alleen klanttevredenheid. Ook de operationele efficiëntie en de toewijzing van middelen binnen de financiële afdeling kunnen meeliften. Handmatige processen zoals het afhandelen van vragen van klanten en het oplossen van geschillen kunnen tijdrovend en arbeidsintensief zijn, waardoor kostbare manuren niet beschikbaar zijn voor meer strategische initiatieven.

Daarvoor bestaat er AR-automatisering die de klantenservice binnen de debiteurenafdeling verbetert. Dankzij zelfbedieningsportalen en de mogelijkheid om online facturen te voldoen stelt AR-technologie de klanten in staat om zelf controle over de rekeningen te nemen en problemen op hun eigen manier op te lossen. Dat vermindert de last voor het financiële team en verbetert de ervaring voor klanten, die profiteren van gemakkelijke toegang tot betaalgegevens en ondersteunende diensten.

Bovendien zorgen functies zoals 24/7 accounttoegang ervoor dat klanten altijd de ondersteuning krijgen die ze nodig hebben, wanneer ze die nodig hebben, ongeacht de tijdzone of locatie. Dit hoge toegankelijkheidsniveau en de reactiesnelheid verbetert niet alleen de klanttevredenheid, maar versterkt ook de loyaliteit en het behoud van klanten. Al met al stelt AR-technologie financiële teams in staat om uitzonderlijke klantenservice te leveren en tegelijkertijd de operationele efficiëntie en het gebruik van middelen te maximaliseren.

Verborgen kosten #3: geen creditcards accepteren

Het niet accepteren van creditcards in de financiële sector kan aanzienlijke financiële gevolgen hebben die verder gaan dan de interchange fees.

Hoewel het waar is dat andere betalingsmethoden zoals papieren cheques en ACH (beiden in de VS) geen kosten in rekening brengen, kunnen de kosten van het niet invoeren van creditcardbetalingen veel hoger zijn dan CFO's, AR Managers en VP's Finance mogelijk inschatten.

Creditcards zijn gemakkelijk en veilig en daarom willen jouw klanten ze gebruiken. Als je weigert creditcards te accepteren, gaan jouw klanten nieuwe leveranciers zoeken die dat wel doen. Maar als je de kosten van de handmatige verwerking van papieren cheques vergelijkt met de verwerkingskosten van de creditcard, kom je er niet beter uit.

En er zijn manieren om de verwerkingskosten van je creditcard te verlagen. Een handelsprovider met Level 3-gegevens kan je ongeveer 50 basispunten besparen op elke transactie, terwijl ook de taakinformatie die nodig is om de betaling onmiddellijk uit te voeren, wordt opgenomen. Het aanbieden van kortingen voor vroege betaling, in combinatie met de mogelijkheid om binnen tien dagen elektronisch te betalen, zal de cashflow versnellen en de days sales outstanding (DSO) verlagen, wat extra kostenbesparingen kan opleveren.

In het steeds evoluerende financiële landschap bestaat er één constante: de behoefte aan efficiëntie. Het stroomlijnen van debiteurenprocessen is op de huidige markt cruciaal om de cashflow te optimaliseren en een concurrentievoordeel te behouden. AR-technologie komt naar voren als de oplossing die CFO's, AR Managers en VP's van Finance de benodigde tools biedt om hun activiteiten te revolutioneren.

Door automatisering aan het werk te zetten, kunnen bedrijven afscheid nemen van verouderde praktijken die geld opslokken en de groei belemmeren. Met AR-automatisering kan je handmatige taken stroomlijnen, fouten verminderen en de efficiëntie maximaliseren. Dat resulteert in een probleemloze betaalervaring, wat de klanttevredenheid en de nettowinst ten goede komt.

Waar wacht je dus nog op? Het moment is aangebroken om AR-automatisering te omarmen. Spring de toekomst van financiën in en verwijder de rem op het potentieel van jouw debiteurenprocessen.

Praat met een expert over AI-gestuurde AR-software die jouw financiën vooruit kan helpen in het digitale tijdperk.

Boek een vrijblijvend gesprek met de verkoopafdeling