De groeiende dynamiek en onrust in de wereld vragen in een steeds hoger tempo om een frisse blik binnen organisaties. Voor CFO’s brengt dit de uitdaging met zich mee om tijd en aandacht efficiënt te verdelen. Handmatige processen worden in toenemende mate vervangen door digitale oplossingen, waardoor meer ruimte ontstaat om te focussen op strategische vraagstukken.
Tijdens het recente webinar van CFO Studio met de titel "Automatiseer of Stagneer – De Toekomst van Financieel Leiderschap" deelden drie invloedrijke sprekers hun inzichten over hoe organisaties strategisch kunnen navigeren door onzekerheid, geopolitieke verschuivingen en de toenemende druk om te innoveren.
Martijn ten Kate (Finance Transformation Expert bij Billtrust), Vivienne de Leeuw (CFO bij Port of Rotterdam) en Erna van Leijden (CFO bij Royal NNZ Group) deelden waardevolle lessen en praktische adviezen.
Heb je dit gesprek gemist? In deze blog lees je de belangrijkste inzichten. Wil je de opname terugkijken? Klik hier om het webinar te bekijken.
De veranderende rol van de CFO
Geopolitieke en economische uitdagingen
Vivienne de Leeuw trapt de discussie af door te vertellen hoe de wereldwijde geopolitieke en economische veranderingen haar werk als CFO flink hebben veranderd. Haar werkgever, de Port of Rotterdam, de grootste haven van Europa, functioneert als een weerspiegeling van de wereldeconomie. Vivienne de Leeuw legt uit: "Er speelt momenteel veel op wereldschaal, zoals geopolitieke spanningen, cyberveiligheid en klimaatkwesties. Dit brengt uitdagingen met zich mee, waaronder stijgende energiekosten, toenemende complexiteit rond vergunningen en de invloed van globalisering op lokale bedrijven."
Deze veranderingen hebben haar rol als CFO danig veranderd, vertelt de Leeuw: "Deze ontwikkelingen en de onzekerheid die ermee gepaard gaat, straalt af naar de bedrijven die actief zijn in de haven. We zijn aan het kijken of we de 3000 bedrijven kunnen ondersteunen. Dat gaat dan over vergunningen, wetgeving maar evengoed financiering."
Een tweede grote aandachtspunt voor de Leeuw situeert zich op het vlak van verduurzaming. De ambitie dat de Port of Rotterdam volledig emissievrij wil zijn in 2050, heeft een impact op haar rol. "Investeringsbeslissingen nemen we namelijk
Supply chain volatiliteit
De uitdagingen waarmee Port of Rotterdam wordt geconfronteerd, ziet Erna van Leijden ook terug bij haar werkgever Royal NNZ, een internationaal verpakkingsbedrijf dat vooral voor de agrarische sector werkt.
"De volatiliteit in de supply chain maakt dat ik heel erg bezig ben met scenario's. Hoe kunnen we de organisatie wendbaar maken? En de digitale transformatie is hierin een belangrijk agendapunt."
"Royal NNZ Group is nu nog echt een landenorganisatie verdeeld over 18 landen. We proberen naar een regiostructuur te gaan om meer efficiëntie te bereiken. Om van die kleine eilandjes per land binnen het finance team meer een netwerk te maken, en van daaruit projecten te starten", zegt Erna van Leijden.
"Investeringsbeslissingen nemen we niet alleen meer op basis van financiële cijfers, maar ook op maatschappelijke impact." Vivienne de Leeuw, Port of Rotterdam
Van supportrol naar strategisch partner
Het traditioneel ondersteunende karakter van finance maakt langzaam plaats voor een meer strategische, data-gedreven business partnership. Al is er nog werk aan de winkel, zegt Erna van Leijden: "De mindset in finance teams is aan het veranderen van de supportrol naar strategisch vooruitdenken. In ons geval betekent dit dat we een strategische businesspartner worden voor de managers in elk land."
Maar ze vindt ook dat finance meer moeten worden uitgedaagd om naar buiten te gaan: "Ga mee naar klanten en leveranciers, naar events. Om te snappen wat gebeurt er in die markt, iets wat je zal nodig hebben in het bouwen van die goede scenario's."
Toch blijft voor Van Leijden het een grote uitdaging om zo'n transformatie-agenda te realiseren: "Denk aan het automatiseren, processen optimaliseren en klein starten in alle landen. Dat kan je dus niet alleen, en daar hebben we partners voor nodig."
Partners kunnen een cruciale rol spelen in die financiële transformatie, beaamt Martijn ten Kate: "Met Billtrust komen we dagelijks in contact met diverse Europese organisaties. En daar horen we telkens hetzelfde: er is een schreeuwend tekort aan finance professionals." Hij benadrukt dat handmatige processen binnen finance teams met behulp van technologie - zoals AI en automatisering - vervangen kunnen worden door efficiëntere werkwijzen en workflows.
Strategische prioriteiten bepalen
Langetermijnplanning en roadmaps
Het belang van langetermijnplanning is onmiskenbaar om waarde te creëren, zeggen beide CFOs die werken vanuit een duidelijke roadmap. Bij Royal NNZ Group werkt Erna van Leijden met een lange termijn strategie, die drie jaar bedraagt.
Bij de Port of Rotterdam worden strategische doelstellingen vastgesteld met een horizon tot 2050. Dat heeft vooral te maken met jarenlange infrastructuurprojecten. Vivienne de Leeuw benadrukt dat focus op prioriteiten essentieel is en dat digitalisering daarbij helpt om tijd en capaciteit vrij te maken.
Efficiëntie door digitalisering
"Het mooie van ons bedrijf is dat er een enorme commitment en passie zit in de medewerkers", zegt Vivienne de Leeuw. "Iedereen wil graag alles aanpakken, maar dat zorgt soms voor een te volle agenda. In plaats van meer mensen aan te nemen, willen we slimmer werken door te automatiseren. Voor complexe uitdagingen, zoals de energietransitie en circulariteit, is gespecialiseerde expertise nodig. Hier moeten we strategisch mee omgaan."
Tijd en resources zou Erna van Leijden liefst gebruiken voor de versnelling van projecten die zijn ingezet, en dan in het bijzonder voor de groei van het portfolio, efficiëntiewinsten en procesoptimalisatie. "Omdat we met een relatief klein team werken, heb je niet die capaciteit om heel snel door te pakken. Dus ik zou echt voor een versnelling van onze digitale agenda willen kiezen", zegt van Leijden. "E-invoicing is een speerpunt waarbij we end-to-end processen verder optimaliseren."
Order-to-cash optimalisatie
Martijn ten Kate vindt dat er toch verbeteringen mogelijk zijn, ondanks de heldere roadmaps van bedrijven: "Neem bijvoorbeeld het order-to-cash proces. Is er daar een duidelijke digitale transformatie ingezet? Het blijft voor CFOs lastig om dat hoog op de financiële agenda te zetten. Het is ook best een relatief saai proces: facturen opmaken en verzenden, herinneringen opstellen."
CFO's worstelen vaak met het prioriteren van de automatisering van order-to-cash processen, terwijl de strategische voordelen ervan onmiskenbaar zijn.
Toch valt er hier heel wat winst te behalen, zegt ten Kate: “Denk aan het automatiseren van terugkerende taken zoals e-invoicing en cash forecasting. Dat zorgt niet alleen voor minder menselijke fouten, maar geeft finance teams ook ruimte om zich te richten op strategische activiteiten. Externe partners zoals Billtrust kunnen daarbij helpen om optimale oplossingen te ontwikkelen die werkkapitaal verbeteren en betalingen versnellen."
Ten Kate gaat verder: "Bedrijven werken vaak met roadmaps van 18 tot 24 maanden om processen zoals order-to-cash te verbeteren. Hoewel deze processen al functioneren, is er druk om sneller en efficiënter te werken.”
Belangrijke uitdagingen blijven het centraliseren van data, betere samenwerking tussen financiële teams en verkoop, en risicomanagement, met extra aandacht voor geopolitieke omstandigheden."
Digitalisering als sleutel tot efficiëntie
Het ideaalbeeld is inderdaad volledig geautomatiseerde processen, zegt Erna van Leijden. "Maar de realiteit is dat er nog best veel handmatig gebeurt. En het wordt tijd om dat aan te pakken." Zelf heeft Royal NNZ Group nu pilootprojecten lopen voor robotics en AI om efficiënter te werken. Dit varieert van automatische orderverwerking tot scenario-forecasting gebaseerd op weersverwachtingen.
Ook de Port of Rotterdam zet digitalisering in om processen effectiever te maken. Er werd een dynamisch planningsplatform ontwikkeld voor de planning van vooral binnenvaartschepen, die belangrijk zijn voor het transport van goederen door Europa. Met AI en andere technologieën kan men nu beter de los- en laadtijden aan de kade inschatten, en gaat er geen kostbare tijd verloren.
Vivienne de Leeuw vertelt daarover: " Het grootste obstakel was niet de technologie, maar bedrijven overtuigen om mee te doen en data te delen. Dit nieuwe systeem biedt voordelen voor efficiëntie, winstgevendheid en het milieu, doordat wachttijden en brandstofverbruik worden verminderd."
Martijn ten Kate benadrukt het belang van transformatieprojecten: “Finance-afdelingen hebben vaak nog een flinke inhaalslag te maken. Bij grote bedrijven stuiten we regelmatig op verrassend veel handmatige processen. Kleinere organisaties omarmen innovaties doorgaans sneller. Dat is niet vreemd, aangezien grotere bedrijven vaak te maken hebben met meer complexiteit."
"De mogelijkheden met AI beginnen pas. Met de juiste aanpak wordt de finance-afdeling niet alleen efficiënter, maar ook leuker voor de mensen die er werken." Martijn ten Kate, Billtrust
De uitdagingen nemen toe wanneer bedrijven internationaal opereren, zegt ten Kate. Ze krijgen te maken met het onboarden van nieuwe klanten, veranderend betaalgedrag, en het omgaan met verschillende munteenheden en bankformaten.
Volgens ten Kate bieden technologieën zoals AI, machine learning en automatisering een helpende hand: "AI-tools veranderen de manier waarop bedrijven werken, bijvoorbeeld bij klantenservice en financiële processen. Met Billtrust’s platform voor accounts receivable wordt AI ingezet voor taken zoals cashallocatie, debiteurenbeheer en facturering, waarbij data-analyse uit grote data lakes helpt om beslissingen sneller en eenvoudiger te maken. Dit verandert de rol van financiële teams ingrijpend, mogelijk met een verschuiving richting data-analyse, wat het werk uitdagender en interessanter kan maken."
Digitale transformatie: dit hebben CFO's er over te zeggen
- Houd doelen scherp – Of het nu gaat om digitalisering of duurzaamheidsinitiatieven, stel duidelijke prioriteiten en houd hieraan vast, adviseert Vivienne de Leeuw. Denk ook goed na over wat juist waarde toevoegt, en niet enkel nice-to-have is, bevestigt Erna van Leijden.
- Investeer in technologie én mensen – Versnel transformatie door medewerkers te betrekken en externe experts in te schakelen waar nodig. Erna van Leijden benadrukt het belang van taken delegeren en medewerkers intern betrekken bij innovaties om hun enthousiasme en eigenaarschap te vergroten. Dat zorgt er voor dat innovatie draagvlak krijgt binnen teams.
- Durf te experimenteren – Martijn ten Kate moedigt experimenteren en leren van fouten aan. Kleine experimenten bieden waardevolle lessen en dragen bij aan bredere innovaties.
- Wees nieuwsgierig – Het helpt CFO’s om nieuwe nieuwe technologie te begrijpen en in de organisatie te implementeren.
- Combineer efficiëntie met maatschappelijke verantwoordelijkheid – Financiële beslissingen hebben steeds vaker een bredere impact; houd hier rekening mee.
"Het enthousiasmeren van teams en verantwoordelijkheden delen creëert betrokkenheid en versnelt verandering.” Erna van Leijden, Royal NNZ Group
Wat is jouw volgende stap?
CFO’s bevinden zich in een unieke positie om een sterke impuls te geven aan de digitale transformatie – zowel intern binnen hun organisatie en teams als extern in de bredere industrie waarin ze opereren.
Door te focussen op automatisering en innovatie maken zij tijd vrij voor strategische waardecreatie. De combinatie van technologie, strategische focus en menselijk leiderschap blijkt daarbij cruciaal om in een veranderende wereld te blijven innoveren.
Benieuwd naar hoe jouw organisatie kan profiteren van digitale transformatie? Of wil je meer weten over hoe Billtrust kan helpen bij het optimaliseren van op processen zoals order-to-cash? Neem vandaag contact op met een van onze experts.