Malin

91 % ELEKTRONISCHE RECHNUNGSSTELLUNG
erreicht

REDUZIERUNG DER FÄLLIGKEITSPERIODEN VON 90 TAGEN UM 78 %
innerhalb von weniger als 4 Jahren erreicht

ZEITERSPARNIS VON 75 %
beim täglichen Zahlungsabgleich erreicht

STABILISIERTE
Mitarbeiterzahl im Forderungsmanagementteam

Seit über 50 Jahren bietet Malin den Kunden außergewöhnlich ausgereifte und energieeffiziente Raymond-Stapler sowie Flottenmanagement, integrierte Systeme und Lagerlösungen.

Wie in vielen wachsenden Unternehmen liefen auch bei Malin manuelle Prozesse mit wenig bis gar keiner Nachverfolgung ab. Das Unternehmen hatte Schwierigkeiten, die unterschiedlichen Rechnungs- und Zahlungsanforderungen der Kunden zu erfüllen und das eigene Forderungsmanagement und Portfolio-Management zu unterstützen. Die Forderungsmanagementmitarbeiter nutzten eine monatliche Tabelle, um die Kundenansprache zu verfolgen. Aufgrund der langwierigen Arbeit verzeichnete das Team jedoch eine hohe Fluktuation, und Malin hatte Mühe, sowohl die Kunden mit einem Zahlungsverzug von 30 Tagen als auch die Kunden mit einem Verzug von 90 Tagen effektiv zu erreichen.

Im Zuge der digitalen Transformation und der Initiativen zur Verbesserung des Kundenerlebnisses erhielt Malin von der Muttergesellschaft Raymond Corp die Empfehlung, die Vorteile der automatisierten, digitalen Zahlungslösungen von Billtrust zu nutzen, die es mehreren anderen Raymond-Händlern und Raymond Corp ermöglichten, die Flexibilität der Zahlungsakzeptanz an jedem Berührungspunkt innerhalb des Prozesses der Debitorenbuchhaltung zu verbessern. Zunächst wurde daher Billtrust Invoicing eingeführt, um ihren Kunden die Rechnungen auf deren bevorzugte Art und Weise ausstellen zu können. Um die interne Effizienz weiter zu steigern, wurde die Billtrust Cash Application eingerichtet, die die Zuordnung von Kundenzahlungen und Überweisungsdaten optimiert. Als Nächstes wurde das Business Payments Network (BPN) Invoicing von Billtrust implementiert, das die Buchung von Rechnungen in Procure-to-Pay-Portalen von Drittanbietern wie Ariba automatisiert und manuelle Eingaben überflüssig macht. Um das Kundenerlebnis weiter zu verbessern und die Zahlungsfristen zu verkürzen, führte das Unternehmen Billtrust Collections ein, das die Kontaktaufnahme automatisiert und die Kontodeckung bei überfälligen Zahlungen erhöht.

„Vor Billtrust brauchte ein Mitarbeiter einen ganzen Tag, um Zahlungseingänge zu verbuchen, was nicht immer auch am selben Tag verbucht wurde. Heute braucht derselbe Mitarbeiter weniger als zwei Stunden für dieselbe Arbeit.“

-Eddy Harless, Finance Manager, Malin

Innerhalb eines Jahres konnten die Investitionen von Malin in die Lösungen von Billtrust für Zahlungen und Rechnungsstellung allein durch die Ersparnisse bei den Interbankentgelten wieder ausgeglichen werden. Jetzt erhalten 91 % der Kunden elektronische Rechnungen und 50% des Teams für die Debitorenbuchhaltung wurden in andere strategische Bereiche innerhalb des Unternehmens verlagert. Dank Billtrust Cash Application konnte der tägliche Arbeitsaufwand um 75 % bzw. sechs Stunden reduziert werden und mithilfe von BPN Invoicing kann ein einziger Mitarbeiter alle Rechnungsportale der Kunden verwalten. Mit Billtrust Collections reduzierte Malin in weniger als vier Jahren die Fälligkeitsperioden für Kunden, die 30 bzw. 90 Tage in Zahlungsverzug waren, um 74 % bzw. 78 %. Mithilfe von Billtrust konnte das Malin-Team die Order-to-Cash-Vorgänge problemlos aus der Ferne umstellen und verwalten, was sich während der Corona-Pandemie als unerlässlich erwies.